Fijar plazos
Al incorporar a un nuevo cliente, realizas una comprobación de PBC. A menudo se queda ahí. Sin embargo, según la legislación, tienes que monitorizar regularmente a los clientes para los que realizas trabajo continuo. Desafortunadamente, no hay requisitos para esto. Y eso lo hace bastante complicado. Sin embargo, la ley exige que definas los perfiles de riesgo, bajo, medio y alto, y establezcas en tu política de PBC los periodos de tiempo en los que debes comprobarlos. Ahora probablemente te estés preguntando: '¿Qué plazos son comunes y alcanzables?' Normalmente, vemos y recomendamos los siguientes límites de tiempo de monitorización.
- Perfil de alto riesgo: una vez al año.
- Perfil de medio riesgo: una vez cada dos años.
- Perfil de bajo riesgo: una vez cada tres años.
¿Qué necesitas controlar?
La ventaja de trabajar con un software de PBC como el de RegLab, es que cuando abres un nuevo archivo bajo el cliente, automáticamente incluyes una confirmación de pedido con un nuevo enlace de identificación de PBC. Todos los datos conocidos ya están rellenados.
La responsabilidad de comprobar y aprobar los datos recae en el cliente. Si algún dato ha cambiado, corresponde al cliente indicarlo. Entonces recibirás una notificación al respecto. Tanto los cambios como la aprobación del cliente se registran en el archivo. Pero, ¿qué pasa si no se abre ningún archivo nuevo bajo un cliente existente, por ejemplo, porque una asignación dura varios años?
Nuestra recomendación
Francamente, en la práctica apenas vemos oficinas que integren esta monitorización estructuralmente en su empresa. Como es obligatorio, pero debe mantenerse manejable, recomendamos elegir un momento fijo en el año en el que se revisen todos los archivos actuales (a largo plazo). Haz una impresión de los clientes, incluyendo cuándo se realizó el último cribado de clientes. Empieza con los perfiles de alto riesgo y ve bajando hasta los perfiles de bajo riesgo. Comunica los plazos y las 'fechas de monitorización' a tus compañeros. De este modo, saben que debe realizarse otra ronda de selección de clientes.
Otra opción, por supuesto, es externalizar la monitorización. Algo que hacemos, bajo nuestro servicio de cumplimiento, para varias oficinas. El argumento más común de las oficinas para externalizar la monitorización es: no hay tiempo. Con nuestro servicio de cumplimiento, ayudamos a las oficinas a conocer su cartera y a redactar un plan de monitorización.
¿Qué pasa si cambian los datos del cliente?
Si se modifica algún dato, esto se refleja inmediatamente en el expediente. Si antes no existía PEP y ahora la hay, el perfil de riesgo pasa de medio a alto. Esto es una señal para que el abogado inicie investigaciones de seguimiento. Si no tienes un software de PBC, estás obligado a hacer lo mismo. La mayoría de los despachos optan entonces por solicitar esto manualmente por correo electrónico, usando un formulario.
Función adicional de monitorización RegLab
RegLab tiene otra característica interesante. Es decir, en segundo plano, los clientes son constantemente evaluados por su presencia en listas de riesgos y sanciones. Puedes imprimir fácilmente un informe sobre esto y actuar si es necesario. Suponiendo que Rusia ya no esté en la lista de sanciones, puedes obtener una visión general de los archivos en los que Rusia está involucrada en poco tiempo y modificarlos en consecuencia.
