Skip to content

Rapportage toezichthouder: voorbereid op een controle

Komt de toezichthouder langs? Dan wilt u niet zoeken. Dan wilt u laten zien: dit is hoe wij aan de witwaswetgeving voldoen. Duidelijk, actueel en alles op één plek. Want wie overzicht heeft, houdt de regie over de AML-naleving.

Waarom is goede rapportage voor de toezichthouder essentieel?

Toezichthouders willen overzicht. Geen losse documenten of vage toelichtingen, maar duidelijke rapportages waarmee u in één oogopslag laat zien hoe uw kantoor witwaspreventie toepast. Zowel op kantoorniveau als per individueel dossier.

Doet u het AML-proces nog handmatig? Dan is het lastig om precies te laten zien waar de risico’s zitten en hoe deze zijn onderzocht. Heeft u geen data voorhanden, dan kunt u ook geen onderbouwde antwoorden geven.

Heeft u uw dossiers digitaal op orde? Dan heeft u met één klik een compleet overzicht. Inclusief risicoprofielen. Daarmee laat u niet alleen zien hoeveel AML-dossiers u heeft, maar ook hoe u deze monitort. Dat stemt een toezichthouder gunstig.

Wie zijn de AML-toezichthouders?

Over wie hebben we het nu eigenlijk als we het hebben over de toezichthouders, kortom aan wie moet u tijdens een controle rapporteren? Dit ligt eraan in welke beroepsgroep u actief bent. Een paar voorbeelden:

  • de Nationale Bank van België (NBB)
    Voor financiële dienstverleners zoals, banken, beursvennootschappen en beleggingsinstellingen.

  • de Nationale Kamer van Notarissen
    Voor notarissen.
  • de Orde van Vlaamse Balies (OVB), Stafhouder van de Orde
    Voor advocaten.

  • het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (ITAA)
    Voor belastingadviseurs en accountants.

Al deze toezichthouders concentreren zich tijdens een bezoek voornamelijk op de naleving van de meldingsplicht en het uitvoeren van (verscherpte) cliëntenonderzoeken. Komt u de AWW-verplichtingen niet na, dan kunnen AML-toezichthouders een sanctie, dwangsom of boete opleggen. In hele extreme gevallen schakelen zij het OM in voor strafrechtelijke vervolging. Kortom, het is essentieel dat u de juiste informatie voorhanden heeft en snel inzichtelijk kunt maken.

Wat wilt u tijdens een AML-audit laten zien?

De toezichthouder toetst of uw beleid én praktijk aansluiten bij de Antiwitwaswet. Daarom is het belangrijk om de volgende zaken op orde te hebben:

Actueel en schriftelijk AML-beleid 
Het is van cruciaal belang dat u in het beleid omschrijft hoe u AML-afwegingen maakt. Neem in uw AML-beleid de risicobereidheid van uw kantoor op en leg het gehele werkproces, van het identificeren van nieuwe cliënten tot het melden van verdachte transacties, vast. Zorg dat u minimaal eens paar jaar het beleid doorneemt en updatet. 
AML-administratie 
De kern van elke AML-controle is uw cliëntendocumentatie. De toezichthouder bekijkt enkele willekeurige dossiers en beoordeelt of u binnen die dossiers aan de AML-verplichtingen voldoet. Voer altijd een cliëntonderzoek uit, sla de documentatie, bevindingen en risicobeoordelingen op en voldoe aan de meld- en opleidingsplicht. 
AML of niet? 
Toon aan hoe u heeft beoordeeld of een zaak onder de antiwitwaswetgeving valt. Zonder deze documentatie kan de toezichthouder dieper op de beoordeling ingaan. Een overzicht waarin u per dossier inzicht geeft, werkt in uw voordeel. 
Monitoring van lopende dossiers 
De toezichthouder verlangt steeds vaker een strikte monitoring op alle lopende zaken. Tijdens een controle wil de toezichthouder inzien dat u voortdurend in de gaten houdt of een dossier van kleur verandert en wat u op dat moment doet om alsnog een AML-uitvraag te doen. 

Rapportages in RegLab

De toezichthouder komt langs voor een controle. Geen paniek! Met slechts een paar rapportages overtuigt u de toezichthouder van uw doordachte AML kantoorbeleid en de uitvoering ervan. RegLab helpt, niet alleen bij het vastleggen van onmisbare AML informatie en het uitvoeren van checks, maar ook bij het rapporteren. Zo laat u, aan de hand van een dashboard of een audit trail, onder andere snel zien:

  • welke dossiers een hoog-risico hebben en wat de vervolgacties waren;
  • wat de status van de lopende dossiers en de transacties is;
  • het aantal AML zaken en het aantal hoog-risico dossiers;
  • hoe u dossiers blijvend monitort;
  • welke PEP’s er aanwezig zijn.
Controleer, keur goed en creëer een audit trail

CSV-bestand

Wilt u weten hoe u zelf een CSV-bestand draait vanuit RegLab en wat u er precies mee kunt?

Neem contact op >

Klaar voor een controle van de toezichthouder

RegLab maakt witwaspreventie eenvoudig. Download met één klik een ingevuld CSV- of Excel-document voor de toezichthouder vanuit de RegLab-applicatie.

Klik. Download. Klaar.

RegLab

Dossiers op orde?

Tijdens een controle wordt gekeken hoe u binnen de AML uw dossiers administreert. In dit artikel lichten we toe welke onderdelen de toezichthouder controleert en hoe u uw AML administratie op orde krijgt.

Lees het artikel