Il suo ufficio ha una policy di rischio scritta?

Personalizzare il modello di policy

Un modello di policy come quello fornito dagli Ordine degli Avvocati costituisce un’ottima base, tuttavia è importante personalizzarla in modo da integrarla nei processi di lavoro esistenti e renderla più efficace. Ma come si procede esattamente? Ecco tre elementi essenziali per creare una solida policy di rischio su misura per le esigenze della tua organizzazione.

#1: La propensione al rischio della sua organizzazione

Includi nella tua policy la propensione al rischio del tuo studio. Descrivi i rischi che il tuo ufficio identifica e la tua percezione di tali rischi. Questo renderà la tua politica antiriciclaggio più concreta e meno ambigua. Analizza i settori a cui ti rivolgi e i rischi che questi settori o clienti comportano. Avendo identificato e descritto tali rischi, sarai in grado di procedere in modo più efficiente, rendendo questi rischi più visibili.

#2: Il processo Antiriciclaggio

Descrivere in modo dettagliato l'intero processo di lavoro, dall'accettazione e identificazione dei nuovi clienti alla segnalazione di eventuali transazioni insolite, è essenziale. Questo include anche come procedere con le eccezioni, come i clienti "complessi". Inoltre, è importante stabilire come gestire le società estere, soprattutto se provengono da Paesi ad alto rischio. Quali sono i passi da seguire? In caso di segnalazione di una transazione insolita o sospetta, come agire e come monitorare i clienti esistenti? Inoltre, è fondamentale indicare chi fa cosa, come garantire la politica dei quattro occhi e quale sia il ruolo del compliance officer (se presente). Nel nostro quarto articolo, approfondiamo in dettaglio le procedure antiriciclaggio. Questa è una risorsa preziosa per avere maggiori informazioni e ispirazione.

#3: Valutazione del rischio

Il metodo di valutazione del rischio è una parte importante del processo di lavoro che abbiamo descritto in precedenza. Tuttavia, poiché richiede un'attenzione particolare, ne parliamo separatamente  in questo paragrafo. Consigliamo a ogni ufficio di stabilire quali siano i rischi bassi, medi e alti e come gestirli in ciascun caso. Spetta a te decidere quando un cliente rappresenta un alto rischio. Un modo semplice per farlo è aggiungere un elenco di indicatori di rischio alla tua policy.

Gli indicatori oggettivi e soggettivi sono stabiliti dalla normativa antiriciclaggio. Tuttavia, per quanto riguarda gli indicatori soggettivi, spetta a te decidere, in base alle tue considerazioni, se c'è il rischio che il cliente sia coinvolto in attività di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo. Dovrai registrare queste considerazioni nella tua policy, indicando le conclusioni che hai tratto e quando. Purtroppo non esiste un elenco fisso di indicatori soggettivi, ma puoi utilizzare la "Linea guida antiriciclaggio e la legge sulle sanzioni dell'AFM" per orientarti. Inoltre, assicurati di definire come funziona un'escalation e di avere una "4 eyes policy" in atto.

L'importanza di una politica dei rischi per lo studio legale “KC Legal”

Abbiamo chiesto all'avvocato ed esperto fiscale Friggo Kraaijeveld il suo punto di vista sull'importanza di avere una politica dei rischi per il suo ufficio. Secondo Friggo, da un lato, è un obbligo legale, ma dall'altro, redigere questa politica aiuta ad aumentare la consapevolezza sui rischi aziendali. Definendo i processi, si può agire in modo uniforme, diventando così un modo di pensare che fornisce un punto di partenza ideale per il lavoro basato sui processi. Inoltre, ha sottolineato che "è una buona pratica evitare le multe".

Inoltre, abbiamo chiesto a Friggo di fornire un consiglio per gli altri uffici. Ha suggerito di utilizzare le conoscenze di terze parti specializzate per aiutare con il formato e le sezioni da trattare e di mantenere la propria identità come ufficio durante la stesura della politica dei rischi. Per "KC Legal", la redazione della politica dei rischi è diventata una sorta di "sanity check".

Suggerimenti per creare una policy efficace e facile da implementare

Una volta che hai identificato i rischi per il tuo ufficio e creato un processo di lavoro chiaro e uniforme, è importante registrare queste informazioni nella tua policy. Il nostro consiglio d'oro è di visualizzare il processo di lavoro e la procedura di escalation, ad esempio con un'infografica. Se non sei in grado di farlo da solo, contattaci: il nostro servizio "Compliance" può aiutarti.

Ecco alcuni altri consigli per la stesura, l'attuazione e l'aggiornamento della tua policy:

Assicurati che la policy rifletta la cultura e le esigenze del tuo ufficio, e tenga conto di eventuali eccezioni.

1. Mantieni la policy sempre aggiornata, controllandola regolarmente per verificare la sua conformità alle leggi più recenti.
2. Assicurati che la policy sia facilmente accessibile a tutti i dipendenti, ad esempio salvandola nell'intranet o nel Knowledge Center del tuo software antiriciclaggio.
3. Fai in modo che la policy sia messa in pratica da tutti, organizzando giornate di formazione interne e sessioni di conoscenza.

Ricorda che l'autorità di vigilanza potrebbe richiederti di mostrare la policy per due clienti a caso, quindi assicurati che sia completa e aggiornata per evitare sanzioni o multe.

Seguendo questi suggerimenti, sarai in grado di creare una policy efficace e facile da implementare, che aiuterà il tuo ufficio a gestire i rischi aziendali in modo professionale e conforme alle leggi.