Beschikt het kantoor over een op schrift gesteld risicobeleid?

Gepersonaliseerd modelbeleid

Kantoren gebruiken, voor het schrijven van een Wwft-beleid vaak een modelbeleid, bijvoorbeeld die van de Orde van Advocaten. Dit modelbeleid biedt een uitstekende basis, maar is niet genoeg. Een goed risiscobeleid is namelijk afgestemd op je eigen praktijk, voorzien van je ‘eigen kantoorsausje’. Hoe beter een Wwft-beleid op maat wordt gesneden, hoe beter dit in het bestaande werkproces geïntegreerd kan worden.

Maar hoe geef je daar vorm aan? Hieronder drie onmisbare onderdelen voor het schrijven van een gedegen eigen beleid. 

#1: Beschrijf de risk appetite van jouw kantoor

Neem in jouw Wwft-beleid de risk appetite en de risicobereidheid van jouw kantoor op. Deze staat omschreven in de kantoorbrede risicoanalyse. Omschrijf onder andere welke risico’s je als kantoor ziet en wat je van deze risico’s vindt. Kijk je op deze manier naar een Wwft-beleid, dan maak je het concreet. Analyseer op welke sectoren jij je richt en wat het risico van deze sectoren of cliënten is. Zodra je deze risico’s in kaart hebt gebracht en hebt omschreven, wordt het ook eenvoudiger om risico’s te signaleren én bespreekbaar te maken binnen je team. Zo wordt het Wwft-beleid geen verplichting op papier, maar iets dat leeft op de werkvloer.

#2: Het Wwft-werkproces vastleggen

Het is van belang om het gehele werkproces, van het accepteren en het identificeren van nieuwe cliënten tot het melden van ongebruikelijke transacties, in detail te omschrijven. Dit geldt ook voor alle uitzonderingen en bijvoorbeeld ‘complexe’ cliënten. Hoe ga je hiermee om als het een buitenlands bedrijf betreft? Zeker als het om een organisatie uit een hoog risicoland gaat? Welke stappen volg je dan? Hoe handel je bij een ongebruikelijke transactiemelding en hoe monitor je bestaande cliënten? Vergeet ook niet te noteren hoe je het vierogenprincipe waarborgt en welke rol een eventuele compliance officer speelt. In het vierde blog gaan wij dieper in op de procedures omtrent de Wwft. Handig om inspiratie op te doen!  

#3: Risicokwalificatie uitwerken

De werkwijze rondom risicokwalificatie is onderdeel van het hierboven genoemde werkproces. Maak daarom duidelijk hoe je cliënten kwalificeert: wanneer is er sprake van een laag, gemiddeld of hoog risico? Wanneer een cliënt precies een hoog risicoprofiel heeft, bepaal je zelf. Dat doe je het makkelijkste door een risico-indicatorlijst toe te voegen aan jouw beleid.

Binnen de Wwft heb je te maken met objectieve en suggestieve indicatoren. Je bepaalt bij subjectieve indicatoren zelf, op basis van eigen afweging, of er een aanleiding is om te veronderstellen dat de cliënt verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme. Deze eigen afweging, dus welke conclusies je wanneer trekt, dien je vast te leggen in het beleid. Er is helaas geen vaste lijst van subjectieve indicatoren beschikbaar. Wel kun je de ‘leidraad Wwft en sanctiewet' van de AFM hiervoor gebruiken. Definieer hier ook hoe een escalatie in zijn werk gaat en zorg voor een vierogenprincipe. 

Het belang van een risicobeleid voor KC Legal

We vragen advocaat/belastingkundige Friggo Kraaijeveld waarom een risicobeleid voor zijn kantoor belangrijk is. Friggo: "Enerzijds zijn we het wettelijk verplicht. Anderzijds zijn wij ons, door het opstellen van dit beleid, bewuster geworden van onze ondernemersrisico’s. We hebben processen geformuleerd en kunnen daar nu uniform naar handelen. Het is een denkroute geworden en biedt een ideaal uitgangspunt voor procesmatig werken. Bovendien voorkom ik graag een boete."

Als we Friggo vragen naar een tip voor andere kantoren antwoordt hij: "Maak gebruik van de kennis van anderen, van een specialistische partij die kan helpen bij het format en de te behandelen onderdelen. Zorg daarbij dat je bij het geven van inhoud aan het beleid dichtbij jezelf als kantoor blijft. Voor ons werd het opstellen van het risicobeleid direct een soort ‘sanity check’."

Gouden tip: visualiseer je proces

Heb je deze drie onderdelen duidelijk? lLeg ze dan vast in jouw beleid. Gouden tip daarbij? Visualiseer, oftewel schets of teken, het werkproces en de escalatieprocedure. In plaats van dit in diverse pagina’s te omschrijven, kun je het proces (laten) schetsen in bijvoorbeeld een infographic (een opgemaakte afbeelding waar het proces in beeld wordt gebracht). Kom je hier zelf niet uit? Neem dan gerust contact op. Binnen onze dienst ‘Compliance as a service’ voeren wij deze visualisaties regelmatig uit.

Tot slot: 4 tips voor een werkend beleid

1. Zorg dat een beleid echt jouw kantoorbeleid is. Maak het eigen en denk ook in uitzonderingen van het kantoor.

2. Zorg dat jouw Wwft-beleid up-to-date is en blijft. Controleer deze regelmatig en plan deze checks in. Controleer daarbij ook of het beleid nog voldoet aan de laatste wetgeving.

3. Maak het toegankelijk. Het is belangrijk dat het beleid voor iedere medewerker goed vindbaar is. Sla het op in jouw intranet omgeving of, indien je daarvan gebruikt maakt, in het kenniscentrum van jouw Wwft-software, zoals die van RegLab.

4. Zie erop toe dat het Wwft-beleid door iedereen in de praktijk wordt gebracht. Het moet een dynamisch onderdeel van uw kantoor worden. Organiseer interne kennisdagen en trainingen.

Tijdens een controle vraagt de toezichthouder je om het Wwft-beleid toe te passen op enkele willekeurige dossiers. Kun je het daar niet terugvinden? Dan loop je kans op een berisping of zelfs een boete. Maar als je de tips uit dit artikel volgt, geef je niet alleen netjes antwoord — je laat ook zien dat je het beleid serieus neemt én beheerst.