Come determinare se una pratica è soggetta all'antiriciclaggio?

L'applicabilità dell'antiriciclaggio per gli avvocati 

 Le linee guida fornite dalla maggior parte degli ordini degli avvocati forniscono spiegazioni dettagliate su quando una pratica è soggetta o meno alla legislazione antiriciclaggio. In generale, tutte le questioni che riguardano la compravendita di immobili o aziende e la gestione di denaro, titoli o beni dei clienti sono soggette alla normativa antiriciclaggio. Se sei un avvocato praticante in uno studio specializzato in diritto societario o immobiliare, sei spesso soggetto obbligato alla normativa antiriciclaggio. 

Se lavori in discipline come Corporate, M&A, Banking & Finance, Private Equity, e fornisci consulenza legale, molti dei tuoi incarichi saranno soggetti all’antiriciclaggio. Ciò significa che come studio legale è importante prendere sul serio la politica antiriciclaggio e la sua esecuzione. Se invece sei specializzato in diritto del lavoro o diritto penale, probabilmente avrai poco a che fare con la normativa. 

Per conoscere esattamente a quali avvocati e studi legali si applica la normativa antiriciclaggio, ti consigliamo di leggere le linee guida fornite dal tuo Ordine degli Avvocati. 

Qual'è l'eccezione? 

La fase di determinazione della “posizione giuridica” del cliente costituisce un'eccezione alla normativa antiriciclaggio, nel senso che in questa fase non si ricade nell’ambito di applicazione della normativa. Tale eccezione si applica anche in caso di questioni di diritto societario e immobiliare.  

Tuttavia, gli studi legali multidisciplinari devono fare attenzione poiché un incarico escluso dall’ambito di applicazione della disciplina, può diventare soggetto all'antiriciclaggio in un secondo momento. Ad esempio, una consulenza in diritto del lavoro potrebbe estendersi a questioni di stock option e di trasferimento di azioni, determinando l'obbligo di conformità antiriciclaggio. Si tratta di un punto critico che spesso viene trascurato dagli uffici legali, pertanto è fondamentale prestare la massima attenzione e vigilanza. 

Che cosa è importante durante l'ispezione del supervisore? 

Per rispondere correttamente alla domanda del supervisore su come lo studio e/o l'avvocato, decide se una questione è soggetta all'antiriciclaggio, è importante tenere presente quanto segue: 

• Prepara una valutazione per ogni fascicolo e documentala. 

Il supervisore si aspetta che tu faccia una valutazione per ogni pratica. Il supervisore vuole vedere queste valutazioni documentate in un fascicolo. Se non documenti le tue considerazioni, c'è il rischio che il supervisore esamini la valutazione e che si aprano discussioni prima che te ne accorga. 

• Assicurati che la valutazione faccia parte della politica antiriciclaggio del tuo ufficio. 

E' essenziale che la tua policy antiriciclaggio descriva il tuo approccio in base a criteri chiari e documentati. In questa fase, dovrai anche indicare dove e in quale forma effettui le segnalazioni. In un articolo successivo tratteremo più dettagliatamente l'antiriciclaggio come parte integrante della politica dell'ufficio. 

• Adatta la tua valutazione alla complessità della pratica. 

Come avvocato, sei in grado di valutare meglio di chiunque altro la complessità della pratica che stai seguendo. Tuttavia, il supervisore si aspetta che tu monitori costantemente la situazione per identificare eventuali cambiamenti nella valutazione della pratica e adeguare il tuo approccio di conseguenza, al fine di soddisfare costantemente i requisiti antiriciclaggio. 

• Ricorda che il solo rispetto delle norme di identificazione dei clienti non è sufficiente 

Come avvocato devi anche rispettare le regole professionali per gli avvocati. Spesso si ritiene che il rispetto di queste regole sia sufficiente per una verifica del cliente conforme alla normativa antiriciclaggio. Questo è corretto fino a un certo punto, ma l'antiriciclaggio va ben oltre. Per questo motivo, è importante applicare seriamente non solo le altre norme professionali per l'identificazione dei clienti, ma anche quelle relative alla legislazione antiriciclaggio e includerle nella tua policy di studio e pratica quotidiana.  

Suggerimento pratico 

Paul Passenier (avvocato di BVDV Advocaten & Fiscalisten) 

"Per noi, quattro aspetti sono importanti per organizzare seriamente il processo antiriciclaggio come ufficio e per determinare se abbiamo a che fare con una questione soggetta alla normativa. Si tratta di: 

1) sessioni periodiche di formazione antiriciclaggio per tutto il team, 

2) delle buone istruzioni operative - registrate nel manuale dell'ufficio, 

3) uno strumento software antiriciclaggio di supporto, 

4) un responsabile compliance interno. 

"È particolarmente consigliabile nominare un responsabile interno. Dai a qualcuno, in qualità di 'specialista antiriciclaggio' interno, il mandato e la fiducia per prendere decisioni in materia di antiriciclaggio, ad esempio quando sono necessarie indagini più rigorose".  

Avendo progettato queste quattro componenti, il processo per decidere se una pratica è soggetta all'antiriciclaggio ha più senso e diventa più fattibile". 

Conclusione 

Tenendo conto della visita del supervisore, diventa sempre più importante:  

1) registrare i motivi per cui una pratica è (o non è) soggetta alla normativa antiriciclaggio e 

2) monitorare costantemente le questioni e gli incarichi in corso. Non solo il profilo di rischio di un cliente può cambiare, ma anche le materie, come descritto sopra, possono cambiare colore nel tempo. 

Assicurati di registrare tutto questo in modo efficace; in generale nella policy antiriciclaggio dell'ufficio e per ogni singolo caso nel fascicolo. Registra per iscritto tutti i rischi identificati. Puoi farlo manualmente o utilizzare un software antiriciclaggio, come RegLab. Il vantaggio del software è che puoi anche rispondere rapidamente a eventuali domande di follow-up, come ad esempio: "Quanti soggetti giuridici provenienti da Paesi ad alto rischio compongono il vostro database clienti?". Inoltre, sulla base dei dati generati automaticamente, potrai imparare molto, non solo sulla conformità antiriciclaggio, ma anche sul funzionamento dell'ufficio in generale.