Come determinare se una pratica è soggetta all'antiriciclaggio?

L'Importanza della normativa antiriciclaggio per gli avvocati 

Gli ordini degli avvocati offrono linee guida precise che illustrano quando un'attività è soggetta alla legislazione antiriciclaggio. Solitamente, le operazioni relative all'acquisto e vendita di immobili o aziende, o alla gestione di fondi, titoli o proprietà dei clienti, rientrano nel campo d'applicazione di tale normativa.

Se siete avvocati impegnati in diritto societario o immobiliare, è molto probabile che le norme antiriciclaggio vi coinvolgano direttamente. Lo stesso vale per coloro che operano in aree come il diritto delle società, fusioni e acquisizioni, finanza e private equity, e forniscono consulenza legale.

Data l'importanza di tali norme, è cruciale per uno studio legale attuare e rispettare una politica antiriciclaggio solida. Se, d'altro canto, la vostra specializzazione riguarda il diritto del lavoro o penale, è meno probabile che la normativa antiriciclaggio influisca sul vostro lavoro quotidiano.

Per un'interpretazione precisa su come la normativa antiriciclaggio si applica ai vari ambiti legali, vi consigliamo di consultare le linee guida fornite dall'Ordine degli Avvocati

Qual'è l'eccezione? 

Vi è un'eccezione alla normativa antiriciclaggio: quando si è in fase di determinazione della "posizione giuridica" del cliente, le attività svolte non rientrano nell’ambito di applicazione di tale normativa. Questa eccezione è valida anche per questioni di diritto societario e immobiliare.

Tuttavia, gli studi legali che operano in diverse discipline devono rimanere vigilanti. Un incarico che inizialmente può sembrare escluso può successivamente rientrare nella normativa antiriciclaggio. Ad esempio, una consulenza in diritto del lavoro può evolvere verso temi come le stock option o il trasferimento di azioni, richiedendo la conformità alle norme antiriciclaggio. Questa è una sfumatura critica che spesso viene trascurata, quindi è essenziale mantenere la massima attenzione.

Che cosa è importante durante l'ispezione del supervisore? 

Per rispondere correttamente alla domanda del supervisore su come lo studio e/o l'avvocato, decide se un incarico è soggetto all'antiriciclaggio, è importante tenere presente quanto segue: 

• Documentate le tue valutazioni per ciascun caso. 

Il supervisore si aspetta che voi facciate una valutazione per ogni pratica. Il supervisore vuole vedere queste valutazioni documentate in un fascicolo. Se non documenti le tue considerazioni, c'è il rischio che il supervisore esamini la valutazione e che si aprano discussioni prima che te ne accorga. 

• Assicuratevi che la valutazione faccia parte della politica antiriciclaggio del vostro ufficio. 

E' essenziale che la vostra policy antiriciclaggio descriva il vostro approccio in base a criteri chiari e documentati. In questa fase, dovrte anche indicare dove e in quale forma effettuate le segnalazioni. In un articolo successivo tratteremo più dettagliatamente l'antiriciclaggio come parte integrante della politica dell'ufficio. 

• Adattate la  valutazione alla complessità della pratica. 

Come avvocato, siete in grado di valutare meglio di chiunque altro la complessità della pratica che state seguendo. Tuttavia, il supervisore si aspetta che monitoriate costantemente la situazione per identificare eventuali cambiamenti nella valutazione della pratica e adeguare il vostro approccio di conseguenza, al fine di soddisfare costantemente i requisiti antiriciclaggio. 

• Ricordatevi che il solo rispetto delle norme di identificazione dei clienti non è sufficiente 

Come avvocato dovete anche rispettare le regole professionali per gli avvocati. Spesso si ritiene che il rispetto di queste regole sia sufficiente per una verifica del cliente conforme alla normativa antiriciclaggio. Questo è corretto fino a un certo punto, ma l'antiriciclaggio va ben oltre. Per questo motivo, è importante applicare seriamente non solo le norme professionali per l'identificazione dei clienti, ma anche quelle relative alla legislazione antiriciclaggio e includerle nella vostra policy di studio e nella pratica quotidiana.  

Suggerimento pratico 

Paul Passenier (avvocato di BVDV Advocaten & Fiscalisten) 

"Per noi, quattro aspetti sono importanti per organizzare seriamente il processo antiriciclaggio come ufficio e per determinare se abbiamo a che fare con un incarico soggetto alla normativa. Si tratta di: 

1) sessioni periodiche di formazione antiriciclaggio per tutto il team, 

2) delle buone istruzioni operative - registrate nel manuale dell'ufficio, 

3) uno strumento software antiriciclaggio di supporto, 

4) un responsabile compliance interno." 

"È particolarmente consigliabile nominare un responsabile interno. Dai a qualcuno, in qualità di 'specialista antiriciclaggio' interno, il mandato e la fiducia per prendere decisioni in materia di antiriciclaggio, ad esempio quando sono necessarie indagini più rigorose".  

Avendo progettato queste quattro componenti, il processo per decidere se una pratica è soggetta all'antiriciclaggio ha più senso e diventa più fattibile". 

Conclusione 

Tenendo conto della visita del supervisore, diventa sempre più importante:  

1) registrare i motivi per cui una pratica è (o non è) soggetta alla normativa antiriciclaggio e 

2) monitorare costantemente le questioni e gli incarichi in corso. Non solo il profilo di rischio di un cliente può cambiare, ma anche le materie, come descritto sopra, possono cambiare colore nel tempo. 

Assicuratevi di registrare tutto questo in modo efficace; in generale nella policy antiriciclaggio dell'ufficio e per ogni singolo caso nel fascicolo. Documentate per iscritto tutti i rischi identificati. Potete farlo manualmente o utilizzare un software antiriciclaggio, come RegLab. Il vantaggio del software è che potete anche rispondere rapidamente a eventuali domande di follow-up, come ad esempio: "Quanti soggetti giuridici provenienti da Paesi ad alto rischio compongono il vostro database clienti?". Inoltre, sulla base dei dati generati automaticamente, potrete imparare molto, non solo sulla conformità antiriciclaggio, ma anche sul funzionamento dell'ufficio in generale.