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Audit trail: un valido alleato per la gestione del processo antriciclaggio

L'audit trail rappresenta un dovere imprescindibile nel documentare le azioni antiriciclaggio adottate dallo studio. In esso si racchiude un riassunto informativo che descrive "chi ha compiuto quale azione e in quale momento". Questo strumento, oltre a risultare di sicuro interesse per il team, diventa fondamentale in occasione della visita di un supervisore.

Cosa significa “audit trail”?

Nel ruolo di manager, è fondamentale avere la possibilità di risalire in maniera immediata alle azioni antiriciclaggio compiute all'interno di un determinato fascicolo cliente. Un audit trail rappresenta una sintesi informativa che risponde alla domanda: "chi ha fatto cosa e quando?". Si tratta di un documento di fondamentale importanza, particolarmente utile in caso di ispezioni da parte dell'ente di vigilanza.  .  

Analizzando un fascicolo, potreste aver bisogno di accedere velocemente alle azioni antiriciclaggio effettuate. Ecco dove entra in gioco il software antiriciclaggio di RegLab: con un semplice clic, genera un audit trail del fascicolo in esame, permettendovi di verificare, ad esempio, se è stato inviato un nuovo link per l'identificazione o se e da chi è stato modificato il profilo di rischio.   

Durante un audit, il supervisore esprimerà l'esigenza di esaminare i vostri fascicoli e la documentazione relativa, oltre a voler consultare gli audit trail per chiarire eventuali dubbi su specifiche azioni, come la ragione di una riapertura del fascicolo. Grazie a RegLab, avrete sempre una visione aggiornata dei fascicoli e delle prove a disposizione.  

L'audit trail registra anche l'invio di notifiche, le azioni svolte e le domande poste in risposta. Ad esempio, potrebbe riportare la tracce di un messaggio della segretaria all'avvocato, informando che il cliente ha inviato tutte le informazioni antiriciclaggio e chiedendo se l'avvocato desidera prenderne visione e darne approvazione. Tutte queste azioni vengono condensate in una panoramica di facile consultazione. 

Tra le diverse azioni, avrete la possibilità di cliccare direttamente sul messaggio o sull'e-mail originale, mantenendo così il controllo sui vostri fascicoli e sulle azioni antiriciclaggio intraprese. RegLab assicura che tutte le misure di conformità vengano riportate in un audit trail, garantendo la piena aderenza a tutti i requisiti antiriciclaggio.   

Qual è l'utilità di un Audit Trail?

L'audit trail è uno strumento che consente di registrare e archiviare in modo centralizzato ogni singola azione antiriciclaggio, fornendo un dettaglio minuzioso di ogni operazione. Grazie a questo documento, sia voi che il supervisore avrete la possibilità di tracciare l'origine di specifici risultati o investigazioni, rendendo trasparente l'intera gestione del processo. Le azioni legate alle indagini antiriciclaggio vengono automaticamente registrate in un unico file, rendendo l'audit trail uno strumento di monitoraggio efficace per le azioni svolte e il livello di rischio correlato alle indagini sui clienti. 

In quanto registro completo del processo, l'audit trail permette di fornire rapidamente una visione complessiva al supervisore. Oltre ad essere facilmente consultabile, è di facile comprensione, facilitando l'interpretazione da parte del supervisore. Senza l'uso di un software come RegLab, capace di generare automaticamente un audit trail, l'alternativa sarebbe un formulario da compilare a mano. Questa modalità presenta numerosi inconvenienti: non solo può portare a una mancanza di uniformità all'interno dell'organizzazione, ma spesso può rischiare di non garantire la presenza di un archivio centrale. 

Cosa include l'audit trail di RegLab?

Per ciascun fascicolo gestito con RegLab viene generato automaticamente un audit trail. Questa traccia di verifica consente di individuare chi ha compiuto una specifica azione e in quale momento, fornendo un quadro dettagliato e trasparente del file. L'audit trail di RegLab offre una panoramica che comprende: 

  • La natura dell'azione eseguita;
  • L'identità dell'operatore che l'ha realizzata;
  • La data dell'operazione;
  • I dettagli specifici dell'azione. 
Check, approve and create an audit trail
RegLab

Processo antiriciclaggio

L'omogeneità e la consistenza delle procedure adottate dal vostro studio rivestono un ruolo di fondamentale importanza per il supervisore. Quest'ultimo vuole avere la certezza che l'intero studio applichi la politica aziendale in maniera uniforme e coerente. 

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