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La dashboard: per una panoramica aggiornata sullo stato antiriciclaggio dei vostri fascicoli.
Le Dashboard vi danno chiarezza. Avete una panoramica in tempo reale dello stato delle vostre pratiche antiriciclaggio e sapete esattamente quali azioni sono state completate o sono in corso.
Perché le Dashboard
Le Dashboard offrono chiarezza. Avete una panoramica in tempo reale dello stato dei vostri casi di antiriciclaggio e sapete esattamente quali azioni sono iniziate, in corso e completate. Forniscono un utile elenco di priorità per l'avvocato e la segreteria, nonché per il responsabile della compliance e la direzione.
La disponibilità di due tipi di dashboard vi offre una panoramica personale e generale per i vostri clienti e per quelli del vostro studio. La panoramica personale mostra i vostri file antiriciclaggio con le azioni corrispondenti. La Dashboard generale offre una panoramica dell'intero carico di lavoro dello studio. Questo cruscotto facilita il compito del responsabile della conformità generando una panoramica a livello di studio.
Se si fa clic sulla panoramica dei file, si potranno vedere, con le autorizzazioni appropriate, i file dei clienti AML che sono ancora in fase di completamento in tutto lo studio. Si tratta, ad esempio, dei link di identificazione da inviare ai clienti. È inoltre possibile vedere quali link sono stati completati e devono essere controllati, o semplicemente quali link sono scaduti e devono essere reinviati.
Grazie alla dashboard, è possibile reinviare facilmente i link scaduti. È anche possibile programmare un promemoria automatico per i clienti. Se il link di identificazione di un cliente è incompleto, potete intervenire immediatamente. È possibile vedere quali informazioni sono disponibili e quali no.
Dalla panoramica è possibile inviare rapidamente notifiche ai colleghi interessati. La persona che deve intervenire sulla pratica viene immediatamente informata e vede la pratica in questione nella sua dashboard. Queste notifiche vengono poi inserite automaticamente in un audit trail quando viene generato.
Dashboard: uno strumento ideale
Per gli avvocati, le segretarie e i responsabili della compliance è piacevole vedere immediatamente le azioni da intraprendere. In molti studi legali, infatti, le attivita legate all’antiriciclaggio sono disperse. Con il nostro software, la segreteria invia il link di identificazione e controlla la scadenza. L'avvocato e il responsabile della compliance possono ricevere dalla segreteria una notifica che indica che le informazioni sono state ricevute e possono essere esaminate.
Tutte queste notifiche possono essere visualizzate nell'applicazione RegLab, ma è anche possibile riceverle via e-mail. In questo modo ogni studio legale può configurare il proprio sistema interno di compliance come meglio crede.
Perché una dashboard è essenziale?
In primo luogo, per gli studi legali, e soprattutto per gli studi legali che trattano molti casi di antiriciclaggio, è particolarmente utile avere una panoramica dello stato dei singoli fascicoli e dei fascicoli dell'intero studio in un unico posto in qualsiasi momento. Dalla dashboard, poi, è possibile fare clic sulla pagina del fascicolo e selezionare diversi filtri. Ad esempio, è possibile scegliere di visualizzare solo i casi approvati o in attesa di approvazione. Più casi sono in sospeso, meno si può iniziare a elaborare i casi richiesti. In generale, è meglio che il periodo che intercorre tra l'invio del link di identificazione e la valutazione del fascicolo sia il più breve possibile. La dashboard vi aiuta in questo senso.
Il pulsante di esportazione CSV (valori separati da virgola) consente di creare un file CSV di tutti i file e dei dati sottostanti, in cui è possibile filtrare in dettaglio ed eseguire analisi a livello personale, di team e di studio. Sono incluse tutte le informazioni necessarie: dallo stato dei casi ai profili di rischio, alle sanzioni, ai Paesi a rischio, ai titolari effettivi e alle persone politicamente esposte.
File CSV
Volete sapere come eseguire il vostro file CSV da RegLab e cosa potete fare esattamente con esso?
Le dashboard sono utili anche per l'audit di un supervisore?
Le Dashboard di RegLab sono state originariamente sviluppate per consentire all'azienda stessa di comprendere il proprio carico di lavoro e i rischi di riciclaggio. Un supervisore non guarderà un file CSV completo, ma la dashboard può fornire una rapida panoramica della preparazione complessiva dello studio in materia di antiriciclaggio. Per un supervisore, in definitiva, è più interessante discutere una serie di file in modo approfondito. In definitiva, le scorecard dimostrano che la lotta al riciclaggio di denaro è presa sul serio all'interno dell'ufficio. Questo aiuta a evitare problemi futuri e ridurre il rischio di possibili multe.
Collaborazione con altri studi
Gli studi professionali si passano regolarmente le pratiche tra di loro. Il problema principale dell'antiriciclaggio è: se ricevete un incarico attraverso un altro studio, chi è il vero cliente?