Ha redatto delle procedure antiriciclaggio?

Il potere della visualizzazione: semplificare le procedure antiriciclaggio

Nel nostro precedente articolo abbiamo sottolineato l'importanza di una politica del rischio ben definita, dove si descrivono le procedure che il tuo studio legale adotta in materia di antiriciclaggio. Tuttavia, una procedura scritta, con tutti i suoi processi, può risultare complessa da seguire per i dipendenti. Ecco perché la visualizzazione dei processi è diventata una pratica estremamente utile per semplificare e rendere più efficiente il lavoro in ufficio.

Infografiche, diagrammi di flusso e altre immagini sono altamente consigliati per orientare i dipendenti nei processi antiriciclaggio del tuo ufficio. Non solo, questi strumenti di visualizzazione possono diventare un pratico punto di riferimento per la consultazione interna, facilitando la comprensione e la messa in pratica delle procedure.

Per questo motivo, la redazione di procedure antiriciclaggio chiare e facilmente comprensibili rappresenta un vantaggio per il tuo ufficio. Non esitare a contattarci se hai bisogno di aiuto nella visualizzazione dei tuoi processi, siamo esperti nel campo della conformità e della gestione del rischio

 

L'antiriciclaggio come pratica abituale

Molti avvocati con cui parliamo considerano l'antiriciclaggio come un compito monotono e noioso, non esattamente il lavoro più appassionante. Questo può portare a una varietà di approcci diversi quando si tratta di gestire l'antiriciclaggio in ufficio. Alcuni avvocati prendono seriamente questa responsabilità e preferiscono gestire personalmente tutte le fasi della procedura, mentre altri preferiscono coinvolgere il personale di supporto.

È importante tenere a mente che le autorità di vigilanza considerano l'avvocato come il principale responsabile della politica antiriciclaggio e della sua attuazione. Naturalmente, un assistente può essere incaricato di adottare diverse misure, a condizione che l'avvocato esegua un controllo. Questo è importante anche per il principio dei "4 occhi". 
Un membro del personale di supporto può facilmente occuparsi del processo di identificazione, ma l'avvocato in questione deve valutare se una transazione insolita abbia luogo. Questo richiede una comprensione adeguata del fascicolo in questione. Pertanto, assicurati che all'interno delle procedure antiriciclaggio sia chiaramente definito chi è responsabile di cosa e chi deve trasmettere cosa, quando e a chi. È importante evitare confusione tra i ruoli.

La coerenza e l'uniformità sono fondamentali per il supervisore quando si tratta delle procedure stabilite dal tuo ufficio. Infatti, il supervisore vuole vedere che tutti i dipendenti seguano la politica antiriciclaggio in modo uniforme e omogeneo. In questo modo, il processo antiriciclaggio sarà organizzato in modo efficiente e coerente. È importante avere specialisti interni altamente qualificati, riconoscibili e con un mandato chiaro. Inoltre, il processo deve essere fattibile e non troppo complesso per essere facilmente seguito e rispettato.

Per garantire un alto grado di trasparenza, è importante mostrare regolarmente i progressi in ufficio e rendere trasparenti i file. Ad esempio, è possibile utilizzare applicazioni software come RegLab o, in alternativa, un semplice foglio di calcolo Excel per tenere traccia dei clienti, delle attività degli avvocati e delle pratiche ancora in corso. È importante discutere regolarmente l'elenco internamente per assicurarsi che tutto sia in ordine e che non manchi alcun documento necessario per completare le pratiche.

 

Valutazione del rischio: come migliorare la tua procedura

È importante esaminare la valutazione del rischio e assicurarsi di condurre una ricerca accurata. Nel definire la tua procedura, specifica quando e come iniziare la ricerca e in che modo l'ufficio deve condurla. Inoltre, stabilisci i criteri per decidere quando applicare un'indagine semplificata, standard o rafforzata. Assicurati che queste informazioni siano incluse nelle tue procedure in modo chiaro e dettagliato, in modo che i supervisori possano valutare la conformità dell'ufficio.

 

Redigere le procedure della policy...

La stesura delle procedure richiede tempo e dedizione. Ci sono molte eccezioni e la loro elaborazione è un processo impegnativo. Ecco quindi alcuni semplici consigli:

• Forma un gruppo di lavoro dedicato (evita di farlo da solo).
• Definisci le azioni necessarie e assegnale ai membri del gruppo.
• Nomina specialisti (o super-specialisti) e fornisci loro formazione adeguata.
• Cerca di mantenere le procedure il più pratiche possibile, pensando ad una centralizzazione del processo.
• Rappresenta i processi in modo visivo per renderli più chiari ed efficaci.
• Assicurati che i passaggi fondamentali siano comprensibili per tutti. Se le questioni diventano più complesse, cerca il supporto dei (super) specialisti.
• Coinvolgi un consulente professionista che possa aiutarti nella progettazione e implementazione delle tue politiche e procedure in modo efficiente.

Se preferisci affidarti a specialisti esterni, il team di RegLab può assisterti nella progettazione di processi visivi e nell'implementazione delle tue politiche e procedure in modo preciso e professionale.