Il potere della visualizzazione: semplificare le procedure antiriciclaggio
Nel nostro precedente articolo abbiamo sottolineato l'importanza di una politica del rischio ben definita, dove si descrivono le procedure che lo studio legale adotta in materia di antiriciclaggio. Tuttavia, una procedura scritta, con tutti i suoi processi, può risultare complessa da seguire per i dipendenti. Ecco perché la visualizzazione dei processi è diventata una pratica estremamente utile per semplificare e rendere più efficiente il lavoro in ufficio.
Infografiche, diagrammi di flusso e altre immagini sono altamente consigliati per orientare collaboratori e dipendenti nei processi antiriciclaggio del tuo ufficio. Non solo, questi strumenti di visualizzazione possono diventare un pratico punto di riferimento per la consultazione interna, facilitando la comprensione e la messa in pratica delle procedure.
Per questo motivo, la redazione di procedure antiriciclaggio chiare e facilmente comprensibili rappresenta un vantaggio per i soggetti obbligati. Non esitate a contattarci se avete bisogno di aiuto nella visualizzazione dei vostriprocessi, siamo esperti nel campo della conformità antiriciclaggio e della gestione del rischio
L'antiriciclaggio come pratica abituale
Molti avvocati con cui parliamo considerano l'antiriciclaggio come un compito monotono e noioso, non esattamente il lavoro più appassionante. Questo può portare a una varietà di approcci diversi quando si tratta di gestire l'antiriciclaggio in ufficio. Alcuni avvocati prendono seriamente questa responsabilità e preferiscono gestire personalmente tutte le fasi della procedura, mentre altri preferiscono delegarlo coinvolgendo il personale di supporto.
È importante tenere a mente che le autorità di vigilanza considerano l'avvocato come il principale responsabile della politica antiriciclaggio e della sua attuazione. Naturalmente, un assistente può essere incaricato di adottare diverse misure, a condizione che l'avvocato esegua un controllo. Questo è importante anche per il principio dei "4 occhi".
Un membro del personale di supporto può facilmente occuparsi del processo di identificazione, ma l'avvocato in questione deve valutare se una transazione insolita abbia luogo. Questo richiede una comprensione adeguata del fascicolo in questione. Pertanto, assicurati che all'interno delle procedure antiriciclaggio sia chiaramente definito chi è responsabile di cosa e chi deve trasmettere cosa, quando e a chi. È importante evitare confusione tra i ruoli.
La coerenza e l'uniformità sono fondamentali per il supervisore quando si tratta delle procedure stabilite dall'ufficio. Infatti, il supervisore vuole vedere che tutti i dipendenti seguano la politica antiriciclaggio in modo uniforme e omogeneo. In questo modo, il processo antiriciclaggio sarà organizzato in modo efficiente e coerente. È importante avere specialisti interni altamente qualificati, riconoscibili e con un mandato chiaro. Inoltre, il processo deve essere fattibile e non troppo complesso per essere facilmente seguito e rispettato.
Per garantire un alto grado di trasparenza, è importante mostrare regolarmente i progressi in ufficio e rendere trasparenti i file. Ad esempio, è possibile utilizzare applicazioni software come RegLab o, in alternativa, un semplice foglio di calcolo Excel per tenere traccia dei clienti, delle attività degli avvocati e delle pratiche ancora in corso. È importante discutere regolarmente l'elenco internamente per assicurarsi che tutto sia in ordine e che non manchi alcun documento necessario per completare le pratiche.
Valutazione del rischio: come migliorare la procedura
È importante esaminare la valutazione del rischio e assicurarsi di condurre una ricerca accurata. Nel definire la procedura antiriciclaggio, specificate quando e come iniziare la verifica e in che modo l'ufficio deve condurla. Inoltre, stabilite i criteri per decidere quando applicare un'verifica semplificata, standard o rafforzata. Assicuratevi che queste informazioni siano incluse nelle vostre procedure in modo chiaro e dettagliato, in modo che i supervisori possano valutare la conformità dell'ufficio.
Redigere le procedure della policy...
La stesura delle procedure antiriciclaggio richiede tempo e dedizione. Ci sono molte eccezioni e la loro elaborazione è un processo impegnativo. Ecco quindi alcuni semplici consigli:
- Formate un gruppo di lavoro dedicato (evitate di farlo da soli).
- Definite le azioni necessarie e assegnatele ai membri del gruppo.
- Nominate specialisti (o super-specialisti) e fornite loro formazione adeguata.
- Cercate di mantenere le procedure il più pratiche possibile, pensando ad una centralizzazione del processo.
- Rappresentate i processi in modo visivo per renderli più chiari ed efficaci.
- Assicuratevi che i passaggi fondamentali siano comprensibili per tutti. Se le questioni diventano più complesse, cercate il supporto dei (super) specialisti.
- Coinvolgete un consulente professionista che possa aiutarvi nella progettazione e implementazione delle politiche e procedure antiriciclaggio in modo efficiente.
Se preferite affidarvi a specialisti esterni, il team di RegLab può assistervi nella progettazione di processi visivi e nell'implementazione delle vostre politiche e procedure in modo preciso e professionale.
