La sfida dell'identificazione del titolare effettivo per gli studi legali e tributari.

Il concetto di beneficiario effettivo (in terminologia internazionale “Ultimate Beneficial Owner” o “UBO”) svolge un ruolo fondamentale nel rispetto della normativa antiriciclaggio (AML/KYC). Questo concetto consente alle autorità competenti, quali avvocati, consulenti fiscali o notai, di identificare i reali proprietari o titolari (beneficiari effettivi) di un'impresa, di un bene o di un contratto, al fine di prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. È quindi essenziale acquisire una comprensione approfondita del suo significato.

I soggetti obbligati AML sono tenuti a rispettare la legislazione antiriciclaggio come strumento per combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Comprendere l'identità del beneficiario effettivo è una parte essenziale di questo processo e comprende attività quali l'identificazione, la due diligence, la segnalazione e altro ancora. 

 

Che cos'è un beneficiario effettivo (UBO)?

Ai sensi della normativa antiriciclaggio, il beneficiario effettivo è la persona fisica che detiene, direttamente o indirettamente, più del 25% del controllo effettivo o della proprietà di un'impresa, un bene o un contratto. Il proprietario legale o l'azionista registrato può essere un'altra persona giuridica o persino un prestanome, rendendo difficile determinare chi detiene effettivamente il controllo. 

Ai fini della conformità AML/KYC, per la prevenzione dei reati finanziari è fondamentale conoscere e identificare la persona fisica che è il beneficiario effettivo o l'avente diritto economico. Ciò può rappresentare una sfida, soprattutto nel caso di strutture aziendali complesse con più livelli di proprietà. In questo contesto, gli studi legali sono tenuti, come primo passo, a raccogliere e verificare le informazioni rilevanti sul beneficiario effettivo non appena questi viene identificato, compreso il nome, l'indirizzo e la percentuale di proprietà o controllo.

 

Perché conoscere l'UBO è importante per la conformità alla normativa antiriciclaggio (KYC/AML)?

L'identificazione del beneficiario effettivo è essenziale per prevenire il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altri reati finanziari. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui l'identificazione del beneficiario effettivo è così importante:
1. La valutazione del rischio: le informazioni sul beneficiario effettivo vengono utilizzate per valutare il livello di rischio di un determinato cliente o transazione finanziaria. Identificando l'UBO, gli avvocati, in qualità di soggetti obbligati, possono determinare se il cliente o la transazione presentano un rischio elevato o basso di reati finanziari. Ciò aiuta gli studi legali ad adottare le misure adeguate per gestire i rischi del cliente o della transazione.

2. Identificazione di persone o entità ad alto rischio: le informazioni sul titolare effettivo possono essere utilizzate per identificare persone o entità ad alto rischio, come le persone politicamente esposte (PEP), che potrebbero essere più sensibili alla criminalità finanziaria. Gli studi legali possono utilizzare le informazioni raccolte sull'UBO per condurre un'adeguata indagine sui clienti ad alto rischio al fine di individuare operazioni sospette.

3. Rilevamento di transazioni sospette: le informazioni sugli UBO possono essere utilizzate anche per individuare transazioni sospette. Identificando il beneficiario effettivo, gli organismi obbligati e gli istituti finanziari in particolare possono controllare più efficacemente le transazioni e individuare attività insolite o sospette.

4. Conformità ai requisiti legali: nell'UE, le autorità competenti sono tenute per legge a identificare e verificare il beneficiario effettivo dei propri clienti. Il mancato rispetto di tali requisiti legali può comportare sanzioni significative, danni alla reputazione e responsabilità legale.

 

Come viene determinato il Titolare Effettivo?

L'identificazione dell'avente diritto finale è un processo complesso che richiede la raccolta e la verifica di informazioni rilevanti al fine di confermare l'identità della persona fisica o delle persone fisiche che detengono la proprietà o il controllo effettivo di una persona giuridica, di un bene o di un contratto. La sesta direttiva antiriciclaggio dell'UE (6AMLD) definisce il beneficiario effettivo come qualsiasi persona fisica che detiene, direttamente o indirettamente, più del 25% delle azioni o dei diritti di voto della società o che esercita un controllo significativo sulla gestione o sulle attività della società. 

I beneficiari effettivi possono cercare di nascondere la loro proprietà o il loro controllo su una società attraverso strutture proprietarie complesse, rendendo difficile stabilire chi siano realmente. Per risolvere questo problema, è necessario effettuare un'adeguata verifica della clientela, raccogliendo e verificando le informazioni sulla catena di controllo dell'impresa al fine di determinare l'identità del beneficiario effettivo.

I soggetti obbligati devono sempre effettuare una due diligence per verificare l'accuratezza delle informazioni. Ciò può comportare non solo la verifica dei documenti aziendali o la ricerca online, ma anche il contatto diretto con il beneficiario effettivo per confermare la sua identità e proprietà.

 

Quali sono le sfide relative all'identificazione del Titolare Effettivo?

Identificare il beneficiario finale può essere un processo complesso e impegnativo, che richiede una conoscenza approfondita della struttura proprietaria e del quadro normativo dell'azienda. Alcune delle sfide e delle difficoltà nell'identificazione del beneficiario finale sono:

• La complessità delle strutture proprietarie: i clienti commerciali possono avere strutture proprietarie complesse con più livelli di intermediari, holding e entità offshore, rendendo difficile identificare con precisione l'UBO. Ciò può anche portare all'uso di prestanome, società di copertura o altri meccanismi per nascondere la reale struttura proprietaria.
• Mancanza di trasparenza: alcune giurisdizioni hanno normative deboli in materia di divulgazione dell'effettivo beneficiario, rendendo difficile ottenere informazioni accurate e affidabili. Alcuni paesi non obbligano le società a divulgare informazioni sull'effettivo beneficiario e altri non dispongono di registri centrali in cui tali informazioni vengono registrate.
• Occultamento intenzionale: i criminali e altre persone malintenzionate possono nascondere intenzionalmente la proprietà o il controllo di un'impresa o di un bene per evitare di essere scoperti. Ciò può portare all'uso di strutture proprietarie complesse o società di comodo, rendendo difficile determinare chi sia il vero proprietario o chi ne abbia il controllo.
• Incoerenze nelle informazioni sul beneficiario effettivo: le imprese possono fornire informazioni incoerenti o imprecise, rendendo difficile determinare chi sia il vero beneficiario effettivo. Ciò può essere dovuto a una mancanza di comprensione del concetto di beneficiario effettivo, a errori umani o persino a un inganno intenzionale.

Per affrontare queste sfide, gli enti obbligati devono effettuare controlli adeguati e raccogliere informazioni da più fonti per verificare con precisione le informazioni relative all'UBO. 

 

Quali sono le conseguenze della mancata osservanza dell'obbligo di identificazione del beneficiario effettivo?

La mancata osservanza dell'obbligo di identificazione del beneficiario effettivo può avere gravi conseguenze per i soggetti obbligati. Oltre al rischio di sanzioni pecuniarie, la mancata osservanza può anche comportare un danno alla reputazione e conseguenze legali e finanziarie significative.
Per soddisfare i requisiti UBO, gli enti obbligati devono sviluppare solide procedure di conformità alla normativa antiriciclaggio. Tale processo deve includere l'identificazione e la verifica del beneficiario effettivo dei propri clienti e deve essere documentato e rivisto periodicamente. Gli enti obbligati devono inoltre monitorare regolarmente i propri clienti per individuare operazioni sospette o cambiamenti nella struttura proprietaria.

La tecnologia può anche essere uno strumento potente per l'identificazione dei beneficiari effettivi e la conformità antiriciclaggio (KYC/AML). Gli enti obbligati, come gli studi legali e fiscali, dovrebbero prendere in considerazione l'uso di strumenti avanzati di analisi e data mining per identificare persone o entità ad alto rischio. Grazie alla tecnologia, gli avvocati possono semplificare i processi di conformità e onboarding dei propri clienti, aumentare la precisione e ridurre il rischio di non conformità.

 

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