Skip to content

Audit trail: een samenvatting van de AML-acties

Een audit trail is een administratief overzicht van wie welke actie heeft uitgevoerd en wanneer. Handig voor uw eigen dossierbeheer en tijdens een controle door de toezichthouder.

Wat is een audit trail?

Als eindverantwoordelijke wilt u snel kunnen zien wie welke AML-acties in een dossier heeft uitgevoerd. Een audit trail biedt dat overzicht. Het is een automatisch gegenereerd overzicht van wie welke actie heeft uitgevoerd en wanneer.

Ook interne communicatie wordt vastgelegd. Zoals een bericht van een administratief medewerker aan een advocaat met de melding dat de cliënt alle gegevens heeft aangeleverd en de vraag om goedkeuring. U ziet precies wie wat aan wie heeft gevraagd.

Tijdens de behandeling van een dossier ziet u met één klik welke stappen zijn genomen. Denk aan het versturen van een identificatielink, het wijzigen van een risicoprofiel of een interne goedkeuring.

Toezichthouders vragen niet alleen om uw dossiers en documenten, maar willen ook weten hoe u tot beslissingen bent gekomen. U heeft met een audit trail à la minute het laatste overzicht van dossiers en bijbehorend bewijsmateriaal voorhanden.

Grip tijdens controles

Toezichthouders willen meer dan alleen documenten. Ze willen weten hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. De audit trail is meer dan een overzicht: het is een onderbouwing van uw beslissingen. Het laat precies zien welke signalen zijn opgepikt, wie welke actie heeft ondernomen en op basis waarvan.

Vanuit elke actie klikt u direct door naar de originele e-mail of het interne bericht. Zo kunt u keuzes altijd tot in detail verantwoorden. Geen losse notities of e-mails: alle informatie zit op één centrale plek. 

Geen RegLab? Dan wordt het puzzelen

Gebruikt u geen software zoals RegLab om de audit trail automatisch te genereren? Dan bent u aangewezen op een handmatig formulier. Nadeel hiervan: handwerk, geen uniformiteit binnen het kantoor en vaak het ontbreken van een centrale opslag. Met RegLab is de audit trail wel compleet, eenduidig en altijd actueel.

Welke informatie bevat de audit trail van RegLab?

Voor elk dossier genereert RegLab automatisch een audit trail. Daarin kunt u precies terugvinden wie welke actie heeft uitgevoerd, wanneer dit gebeurde en wat de inhoud van de actie was. De audit trail geeft inzicht in:

  • de uitgevoerde actie;
  • de verantwoordelijke medewerker;
  • de datum van uitvoering;
  • de details van de actie.
Controleer, keur goed en creëer een audit trail
RegLab

AML-procedure

De toezichthouder hecht binnen de procedures van uw kantoor veel belang aan consistentie en uniformiteit. Hij of zij verwacht dat het beleid binnen uw kantoor op een consistente en uniforme manier wordt toegepast.

Lees het artikel