Hoe bepaalt u of een zaak onder de AML valt?

Wanneer valt een dossier onder de Antiwitwaswetgeving?

Voor notarissen, belastingadviseurs, accountants, administratiekantoren, beleggingsinstellingen en advocaten vallen dossiers of partijen al snel onder de Antiwitwaswetgeving (AWW). Heel simpel gezegd: over het algemeen vallen alle dossiers en partijen die te maken hebben met geld of waar geld bij betrokken is onder de AWW.

Natuurlijk ligt het in de werkelijkheid wat genuanceerder. Om te bepalen of het gaat om een AWW dossier worden bepaalde criteria gehanteerd. Als een dossier voldoet aan één van onderstaande criteria dan vallen de werkzaamheden onder de AWW:

Advies geven of bijstand verlenen bij:

• het aan- en verkoop van registergoederen;
• het vestigen van een recht van hypotheek op een registergoed;
• het beheren van geld (effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, etc.);
• het oprichten of beheren van vennootschappen;
• het aan- en verkopen van aandelen in, of het geheel of gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen;
• werkzaamheden op fiscaal gebied;
• zelfstandig onafhankelijk beroeps- of bedrijfsmatig optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij enigerlei financiële transactie of onroerend zaaktransactie.

Wanneer geen AWW dossier of cliëntenonderzoek?

Niet elk dossier of elke partij valt onder AWW. Hieronder enkele uitzonderingen:

• Procesvrijstelling: een procedure voeren over één van de bovenstaande onderwerpen betreft wel een AWW dossier, maar er hoeft geen onderzoek te worden uitgevoerd. De procedure valt dus onder de uitzondering (procesvrijstelling) en er hoeft dan dus geen volledig AWW onderzoek plaats te vinden.
• Vaststellen rechtspositie: Zolang u nog bezig bent met het in kaart brengen van de juridische positie, is de AWW niet van toepassing. Dit geldt ook binnen rechtsgebieden waar normaal wél AWW verplichtingen gelden, zoals vastgoed- of ondernemingsrecht.
  
  

Maar let op: een dossier kan in de loop van uw dienstverlening ‘van kleur verschieten’. Dat gebeurt zodra u na het vaststellen van de rechtspositie ook andere diensten gaat verlenen die wél onder de AWW vallen. Dat omslagpunt is cruciaal, maar wordt in de praktijk nog vaak over het hoofd gezien.  

Wat is belangrijk bij een controle van de toezichthouder?

Om te voldoen aan de vraag van de toezichthouder hoe u bepaalt of een zaak onder de AWW valt, is het belangrijk om onderstaande aspecten op orde te hebben: 

• Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast: Leg per dossier vast of de AWW van toepassing is. Alleen in uw hoofd bepalen of de wet geldt, is niet voldoende. De toezichthouder wil zwart op wit zien waarom u een bepaalde beslissing hebt genomen. Op het moment dat u uw afwegingen niet op schrift hebt vastgelegd, is de kans aanwezig dat de toezichthouder dieper ingaat op de beoordeling, wat kan leiden tot een discussie.  
  
  
• Zorg dat de beoordeling onderdeel is van uw AWW kantoorbeleid: Het is van groot belang dat u in uw kantoorbeleid omschrijft op basis van welke criteria u een afweging maakt, waar u dit vastlegt en hoe u dit controleerbaar maakt. Ook noteert u hier waar en in welke vorm u de verslaglegging per dossier doet.  
  
  
• Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier: Monitor of dossiers van kleur veranderen. De toezichthouder wil zien dat u actief signaleert wanneer een dossier wél onder de AWW komt te vallen en dat u dan alsnog een onderzoek uitvoert.  

Praktijktip van Paul Passenier (BVDV Advocaten & Fiscalisten) 

‘Voor ons zijn vier aspecten belangrijk om het AML proces als kantoor serieus in te regelen en te bepalen of we te maken hebben met een AML zaak. Dat zijn:

1. periodieke AML training voor het hele team
2. een goede werkinstructie - vastgelegd in het kantoorhandboek
3. een ondersteunende AML softwaretool
4. een interne verantwoordelijke.

‘Vooral het aanstellen van die verantwoordelijke, formeel of informeel, is sterk aan te raden. Geef iemand als interne ‘AML specialist’ mandaat en het vertrouwen om AML beslissingen te nemen, zoals wanneer er verscherpt onderzoek moet worden gedaan. Heeft u deze vier onderdelen vormgegeven, dan wordt het proces om te bepalen of een dossier onder de AWW valt logischer en beter werkbaar.’

Conclusie

Het wordt, in relatie tot een bezoek van de toezichthouder, steeds belangrijker om per dossier schriftelijk vast te leggen waarom de AWW wel of niet van toepassing is en om uw lopende zaken voortdurend te monitoren. Niet alleen kunnen cliënten van risicoprofiel veranderen, ook kunnen dossiers - zoals hierboven omschreven - na verloop van tijd van kleur veranderen. Het is zaak om tijdig mee te kleuren.

Zorg dat u dit alles op een handige manier registreert; algemeen in het AML kantoorbeleid en per zaak in het dossier. Leg hiervoor schriftelijk uw motivatie vast op basis van mogelijke risico’s die u signaleert. Dit kunt u handmatig doen of u gebruikt hiervoor AML software zoals RegLab. Voordeel van software is dat u ook snel op vervolgvragen antwoord geeft, zoals op de vraag: ‘Uit hoeveel rechtspersonen uit hoog risicolanden bestaat uw cliënteel?’ Bovendien kunt u op basis van automatisch gegenereerde data als kantoor veel leren, niet alleen over compliance, maar over de bedrijfsvoering van uw kantoor in het algemeen.