Hoe bepaalt u of een zaak onder de AML valt?

AML van toepassing op advocaten

In algemene zin zou u kunnen zeggen dat dossiers, die te maken hebben met onroerend goed, vastgoed en bedrijven, vaak onder de AML vallen. Bent u als kantoor actief binnen het ondernemings-, bouw- en vastgoedrecht, dan bent u regelmatig AML plichtig.

Corporate, M&A, Banking & Finance, Private Equity etc.: werkt u binnen deze disciplines en heeft u ondernemingen als cliënten, dan zullen veel van uw zaken onder de AML vallen. Het is dan zaak het AML beleid als kantoor serieus te nemen. Bent u daarentegen actief in bijvoorbeeld arbeidsrecht of strafrecht, dan heeft u waarschijnlijk nauwelijks te maken met de AML. Wilt u precies weten op welke advocaten en advocatenkantoren de AML van toepassing is? Bekijk dan de handleiding van de Orde. 

Wat is de uitzondering?

Er geldt ook een uitzondering. Dit betreft de fase waarin u de rechtspositie van de cliënt vaststelt. Bent u deze rechtspositie aan het bepalen, dan valt u niet onder de AML. Dit geldt dit ook voor zaken binnen het ondernemings-, bouw- en vastgoedrecht. Let wel op: bent u in deze rechtsgebieden werkzaam, dan kan het ook zijn dat gedurende uw dienstverlening het dossier van kleur verschiet. Hiermee bedoelen we dat op een gegeven moment het dossier, na vaststelling van de rechtspositie, wel in de AML sfeer komt doordat een ander type diensten van je wordt gevraagd. Dit is een belangrijk ijkmoment waarvan veel kantoren zich niet bewust zijn. 

Wat is belangrijk bij een controle van de toezichthouder?

Om te voldoen aan de vraag van de toezichthouder hoe je als kantoor en als advocaat bepaalt of een zaak onder de AML valt, is het belangrijk om onderstaande aspecten op orde te hebben.

• Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast

De toezichthouder verwacht dat u per dossier een afweging maakt. Deze beoordeling enkel in uw hoofd uitvoeren, is niet voldoende. De deken wil deze beoordeling per dossier zien. Op het moment dat je jouw afwegingen niet hebt vastgelegd dan is de kans aanwezig dat de stafhouder dieper ingaat op deze beoordeling en men sneller in discussie belandt.

• Zorg dat de beoordeling onderdeel is van uw AML kantoorbeleid

Het is van cruciaal belang dat u in uw beleid omschrijft hoe u deze AML afweging maakt, op basis van welke criteria en de keuzes die u vervolgens maakt. Ook noteert u hier waar en in welke vorm u de verslaglegging per dossier doet. In een volgend artikel gaan wij dieper in op de AML als onderdeel van het kantoorbeleid.

• Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier

Als advocaat weet u als geen ander waarmee u bezig bent. Alleen verwacht de toezichthouder steeds vaker een strikte monitoring op uw lopende zaken. Tijdens een controle wil de stafhouder zien dat u voortdurend in de gaten houdt wanneer een dossier van kleur verandert en wat u op dat moment doet om alsnog een AML uitvraag te doen.

Tip uit de praktijk

Paul Passenier (advocaat BVDV Advocaten & Fiscalisten)

‘Voor ons zijn vier aspecten belangrijk om het AML proces als kantoor serieus in te regelen en te bepalen of we te maken hebben met een AML zaak. Dat zijn:

1) periodieke AML training voor het hele team
2) een goede werkinstructie - vastgelegd in het kantoorhandboek
3) een ondersteunende AML softwaretool
4) een interne verantwoordelijke.

‘Vooral het aanstellen van die verantwoordelijke, formeel of informeel, is sterk aan te raden. Geef iemand als interne ‘AML specialist’ mandaat en het vertrouwen om AML beslissingen te nemen, zoals wanneer er verscherpt onderzoek moet worden gedaan. Heeft u deze vier onderdelen vormgegeven, dan wordt het proces om te bepalen of een dossier onder de AML valt logischer en beter werkbaar.’ 

Conclusie

Het wordt, in relatie tot een bezoek van de toezichthouder, steeds belangrijk om:

1) vast te leggen waarom een zaak wel of niet onder de AML valt en;

2) uw lopende zaken voortdurend te monitoren. Niet alleen kunnen cliënten van risicoprofiel veranderen, ook kunnen dossiers - zoals hierboven omschreven - na verloop van tijd van kleur veranderen. Het is zaak om tijdig mee te kleuren.

Zorg dat u dit alles op een handige manier registreert; algemeen in het AML kantoorbeleid en per zaak in het dossier. Leg hiervoor schriftelijk uw motivatie vast op basis van mogelijke risico’s die u signaleert. Dit kunt u handmatig doen of u gebruikt hiervoor AML software zoals RegLab. Voordeel van software is dat u ook snel op vervolgvragen antwoord geeft, zoals op de vraag: ‘Uit hoeveel rechtspersonen uit hoog risicolanden bestaat uw cliënteel?’ Bovendien kunt u op basis van automatisch gegenereerde data als kantoor veel leren, niet alleen over compliance, maar over de bedrijfsvoering van uw kantoor in het algemeen.