Hoe bepaalt u of een zaak onder de Wwft valt?

Wanneer valt een dossier onder de Wwft? 

Voor notarissen, belastingadviseurs, accountants, administratiekantoren, beleggingsinstellingen en advocaten vallen dossiers of partijen al snel onder de Wwft. Heel simpel gezegd: over het algemeen vallen alle dossiers en partijen die te maken hebben met geld of waar geld bij betrokken is onder de Wwft.

Natuurlijk ligt het in de werkelijkheid wat genuanceerder. Om te bepalen of het gaat om een Wwft- of Voda-dossier worden bepaalde criteria gehanteerd. Als een dossier voldoet aan één van onderstaande criteria dan vallen de werkzaamheden onder art. 1a lid 4 sub c Wwft:

Advies geven of bijstand verlenen bij:

• het aan- en verkoop van registergoederen;
• het vestigen van een recht van hypotheek op een registergoed;
• het beheren van geld (effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, etc.);
• het oprichten of beheren van vennootschappen;
• het aan- en verkopen van aandelen in, of het geheel of gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen;
• werkzaamheden op fiscaal gebied;
• zelfstandig onafhankelijk beroeps- of bedrijfsmatig optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij enigerlei financiële transactie of onroerend zaaktransactie.

Wanneer geen Wwft-dossier of cliëntenonderzoek?

1. Procesvrijstelling: een procedure voeren over één van de bovenstaande onderwerpen betreft wel een Wwft-dossier, maar er hoeft geen onderzoek te worden uitgevoerd. Een procedure valt dus onder de uitzondering (procesvrijstelling) en kan derhalve als Voda zaak worden geregistreerd. Er hoeft dan dus geen volledig Wwft-onderzoek plaats te vinden. 
2. Als het dossier niet onder één van de bovenstaande criteria voor Wwft-dossiers valt, is er sprake van een Voda-dossier.

Er is daarnaast één (belangrijke) uitzondering op de Wwft-verplichting: de fase waarin je de rechtspositie van je cliënt vaststelt. Zolang je nog bezig bent met het in kaart brengen van de juridische positie, is de Wwft niet van toepassing. Dit geldt ook binnen rechtsgebieden waar normaal wél Wwft-verplichtingen gelden, zoals vastgoed- of ondernemingsrecht.

Maar let op: een dossier kan in de loop van je dienstverlening ‘van kleur verschieten’. Dat gebeurt zodra je na het vaststellen van de rechtspositie ook andere diensten gaat verlenen die wél onder de Wwft vallen. Dat omslagpunt is cruciaal, maar wordt in de praktijk nog vaak over het hoofd gezien.  

Wat is belangrijk bij een controle van de toezichthouder? 

Om te voldoen aan de vraag van de toezichthouder hoe je bepaalt of een zaak onder de Wwft valt, is het belangrijk om onderstaande aspecten op orde te hebben: 

• Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast: Leg per dossier vast of de Wwft van toepassing is. Alleen in je hoofd bepalen of de wet geldt, is niet voldoende. De toezichthouder wil zwart op wit zien waarom je een bepaalde beslissing hebt genomen. Op het moment dat je jouw afwegingen niet op schrift hebt vastgelegd, is de kans aanwezig dat de toezichthouder dieper ingaat op de beoordeling, wat kan leiden tot een discussie.  
  
  
• Zorg dat de beoordeling onderdeel is van jouw Wwft-kantoorbeleid: Het is van groot belang dat je in jouw kantoorbeleid omschrijft op basis van welke criteria je een afweging maakt, waar je dit vastlegt en hoe je dit controleerbaar maakt. Ook noteer je hier waar en in welke vorm je de verslaglegging per dossier doet.  
  
  
• Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier: Monitor of dossiers van kleur veranderen. De toezichthouder wil zien dat je actief signaleert wanneer een dossier wél onder de Wwft komt te vallen en dat je dan alsnog een Wwft-onderzoek uitvoert.  
  
  
• Voor advocaten: Wees je ervan bewust dat alleen voldoen aan de Voda niet volstaat: Als advocaat dien je ook te werken aan de hand van de beroepsregels van de Voda (Verordening op de advocatuur). Vaak wordt gedacht dat een vastlegging van deze regels voldoende is voor een Wwft-check. Voor een gedeelte klopt dit, maar de Wwft gaat veel verder. Daarom is het zaak niet alleen de Voda, maar ook de Wwft serieus te onderzoeken en op te nemen in uw beleid én praktijk. Zorg er daarbij ook zeker voor dat je bij niet-Wwft-plichtige diensten ook aan de Voda regels voldoet. Dit wordt nog regelmatig vergeten!

Hieronder enkele relevante verplichtingen vanuit de Voda: 

• Controle door advocaat: de advocaat dient bij aanvang van de opdracht de identiteit van de cliënt of tussenpersoon te controleren, tenzij de aard van de zaak dit onmogelijk maakt. Indien de benodigde gegevens redelijkerwijs niet verkregen kunnen worden of als er redelijke aanwijzingen zijn dat de diensten bedoeld zijn voor onwettige activiteiten, zal de advocaat zich onthouden van het verlenen van diensten of de opdracht weigeren (artikel 7.1 Voda).
  
  
• Opdrachtbevestiging: de verplichte opdrachtbevestiging is bedoeld als basisdocument om gemaakte afspraken en de (algemene) voorwaarden, zoals tarieven, in vast te leggen (artikel 7.5 Voda). In deze opdrachtbevestiging kan ook een paragraaf over de Wwft toegevoegd worden. Dit document stuur je naar iedere cliënt en heeft als doel: het voorkomen van discussies achteraf. 
  
  
• Opleidingsverplichtingen: Elk jaar moet de advocaat aantoonbaar zijn professionele kennis en vaardigheden op relevante rechtsgebieden onderhouden en verbeteren (artikel 4.1 Voda). De Wwft legt ook een opleidingsverplichting op. Iedereen die onder de Wwft valt, inclusief medewerkers en beleidsmakers, moet voldoen aan deze vereiste (artikel 35 Wwft). Dit houdt in dat zij bekwaam moeten zijn in het naleven van de Wwft. Bovendien dienen zij in staat te zijn om ongebruikelijke transacties te identificeren en op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen met betrekking tot methoden voor witwassen en financiering.

   

Belangrijk: indien er sprake is van een Voda dossier, dan dient een duidelijke toelichting te worden gegeven waarom op de werkzaamheden de Wwft niet van toepassing is. Het invullen van het rechtsgebied (bijvoorbeeld arbeidsrecht of huurrecht) volstaat niet, er dient gespecificeerd te worden wat voor werkzaamheden er worden verricht. Bijvoorbeeld:

• Het betreft een niet Wwft-plichtige dienst omdat de cliënt wordt bijgestaan in een ontslagprocedure (zonder aandelenoverdracht).
• Het betreft een niet Wwft-plichtige dienst omdat de cliënt wordt geadviseerd bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst.
• Het betreft een niet Wwft-plichtige dienst omdat de cliënt in rechte wordt vertegenwoordigd met betrekking tot geschil X.

Praktijktip van Paul Passenier (BVDV Advocaten & Fiscalisten) 

‘Voor ons zijn vier aspecten belangrijk om het Wwft-proces als kantoor serieus in te regelen en te bepalen of we te maken hebben met een Wwft-zaak. Dat zijn:

1) periodieke Wwft-training voor het hele team
2) een goede werkinstructie - vastgelegd in het kantoorhandboek
3) een ondersteunende Wwft-softwaretool
4) een interne verantwoordelijke.

Vooral het aanstellen van die verantwoordelijke, formeel of informeel, is sterk aan te raden. Geef iemand als interne ‘Wwft-specialist’ mandaat en het vertrouwen om Wwft beslissingen te nemen, zoals wanneer er verscherpt onderzoek moet worden gedaan. Heb je deze vier onderdelen vormgegeven, dan wordt het proces om te bepalen of een dossier onder de Wwft valt logischer en beter werkbaar.’ 

Conclusie

Het wordt, in relatie tot een bezoek van de toezichthouder, steeds belangrijker om per dossier schriftelijk vast te leggen waarom de Wwft wel of niet van toepassing is en om jouw lopende zaken voortdurend te monitoren. Niet alleen kunnen cliënten van risicoprofiel veranderen, ook kunnen dossiers - zoals hierboven omschreven - na verloop van tijd van kleur veranderen. Het is zaak om tijdig mee te kleuren.

Zorg dat je dit alles op een handige manier registreert; algemeen in het Wwft-kantoorbeleid en per zaak in het dossier. Leg hiervoor schriftelijk jouw motivatie vast op basis van mogelijke risico’s die je signaleert. Dat kan handmatig, of met behulp van de Wwft-software van RegLab. Voordeel van software is dat je ook op vervolgvragen, zoals "Uit hoeveel rechtspersonen uit hoog risicolanden bestaat uw cliënteel?", snel antwoord kan geven. Bovendien geven de verzamelde gegevens je als kantoor waardevolle inzichten, niet alleen over compliance, maar ook over je bedrijfsvoering.