Hoe bepaalt u of een zaak onder de Wwft valt?

Wwft van toepassing op advocaten

In de handleiding die de Orde van Advocaten schreef over dit onderwerp vindt u een uitgebreide toelichting op de vraag wanneer de Wwft van toepassing is. In algemene zin zou je kunnen zeggen dat dossiers, die te maken hebben met onroerend goed, vastgoed en bedrijven, vaak onder de Wwft vallen. Bent u als kantoor actief binnen het ondernemings-, bouw- en vastgoedrecht, dan bent u regelmatig Wwft plichtig.

Corporate, M&A, Banking & Finance, Private Equity etc.: werkt u binnen deze disciplines en heeft u ondernemingen als cliënten, dan zullen veel van uw zaken onder de Wwft vallen. Het is dan zaak het Wwft beleid als kantoor serieus te nemen. Bent u daarentegen actief in bijvoorbeeld arbeidsrecht of strafrecht, dan heeft u waarschijnlijk nauwelijks te maken met de Wwft. Wilt u precies weten op welke advocaten en advocatenkantoren de Wwft van toepassing is? Bekijk dan de handleiding van de Orde. 

Wat is de uitzondering?

Er geldt ook een uitzondering. Dit betreft de fase waarin u de rechtspositie van de cliënt vaststelt. Bent u deze rechtspositie aan het bepalen, dan valt u niet onder de Wwft. Dit geldt dit ook voor zaken binnen het ondernemings-, bouw- en vastgoedrecht. Let wel op: bent u in deze rechtsgebieden werkzaam, dan kan het ook zijn dat gedurende uw dienstverlening het dossier van kleur verschiet. Hiermee bedoelen we dat op een gegeven moment het dossier, na vaststelling van de rechtspositie, wel in de Wwft sfeer komt doordat een ander type diensten van u wordt gevraagd. Dit is een belangrijk ijkmoment waarvan veel kantoren zich niet bewust zijn. 

Wat is belangrijk bij een controle van de toezichthouder?

Om te voldoen aan de vraag van de toezichthouder hoe u als kantoor en als advocaat bepaalt of een zaak onder de Wwft valt, is het belangrijk om onderstaande aspecten op orde te hebben.

• Maak per dossier een afweging en leg deze beoordeling vast

De toezichthouder verwacht dat u per dossier een afweging maakt. Deze beoordeling enkel in uw hoofd uitvoeren, is niet voldoende. De deken wil deze beoordeling per dossier zien. Op het moment dat u uw afwegingen niet heeft vastgelegd dan is de kans aanwezig dat de deken dieper ingaat op deze beoordeling en men sneller in discussie belandt.

• Zorg dat de beoordeling onderdeel is van uw Wwft kantoorbeleid

Het is van cruciaal belang dat u in uw beleid omschrijft hoe u deze Wwft afweging maakt, op basis van welke criteria en de keuzes die u vervolgens maakt. Ook noteert u hier waar en in welke vorm u de verslaglegging per dossier doet. In een volgend artikel gaan wij dieper in op de Wwft als onderdeel van het kantoorbeleid.

• Verander mee met de ‘kleur’ van het dossier

Als advocaat weet u als geen ander waarmee u bezig bent. Alleen verwacht de toezichthouder steeds vaker een strikte monitoring op uw lopende zaken. Tijdens een controle wil de deken zien dat u voortdurend in de gaten houdt wanneer een dossier van kleur verandert en wat u op dat moment doet om alsnog een Wwft uitvraag te doen.

• Bent u zich ervan bewust dat alleen voldoen aan de Voda niet volstaat

Als advocaat dient u ook te werken aan de hand van de beroepsregels van de Voda (Verordening op de advocatuur). Vaak wordt gedacht dat een vastlegging van deze regels voldoende is voor een Wwft check. Voor een gedeelte klopt dit, maar de Wwft gaat veel verder. Daarom is het zaak niet alleen de Voda, maar ook de Wwft serieus te onderzoeken en op te nemen in uw beleid én praktijk. Zorgt u daarbij ook zeker voor dat voor niet-Wwft plichtige diensten u ook aan de Voda regels voldoet. Dit wordt regelmatig ook nog vergeten! 

Tip uit de praktijk

Paul Passenier (advocaat BVDV Advocaten & Fiscalisten)

‘Voor ons zijn vier aspecten belangrijk om het Wwft proces als kantoor serieus in te regelen en te bepalen of we te maken hebben met een Wwft zaak. Dat zijn:

1) periodieke Wwft training voor het hele team
2) een goede werkinstructie - vastgelegd in het kantoorhandboek
3) een ondersteunende Wwft softwaretool
4) een interne verantwoordelijke.

‘Vooral het aanstellen van die verantwoordelijke, formeel of informeel, is sterk aan te raden. Geef iemand als interne ‘Wwft specialist’ mandaat en het vertrouwen om Wwft beslissingen te nemen, zoals wanneer er verscherpt onderzoek moet worden gedaan. Heb je deze vier onderdelen vormgegeven, dan wordt het proces om te bepalen of een dossier onder de Wwft valt logischer en beter werkbaar.’ 

Conclusie

Het wordt, in relatie tot een bezoek van de toezichthouder, steeds belangrijk om:

1) vast te leggen waarom een zaak wel of niet onder de Wwft valt en;

2) uw lopende zaken voortdurend te monitoren. Niet alleen kunnen cliënten van risicoprofiel veranderen, ook kunnen dossiers - zoals hierboven omschreven - na verloop van tijd van kleur veranderen. Het is zaak om tijdig mee te kleuren.

Zorg dat u dit alles op een handige manier registreert; algemeen in het Wwft kantoorbeleid en per zaak in het dossier. Leg hiervoor schriftelijk uw motivatie vast op basis van mogelijke risico’s die u signaleert. Dit kunt u handmatig doen of u gebruikt hiervoor Wwft software zoals RegLab. Voordeel van software is dat u ook snel op vervolgvragen antwoord geeft, zoals op de vraag: ‘Uit hoeveel rechtspersonen uit hoog risicolanden bestaat uw cliënteel?’ Bovendien kunt u op basis van automatisch gegenereerde data als kantoor veel leren, niet alleen over compliance, maar over de bedrijfsvoering van uw kantoor in het algemeen.