Skip to content

Opdrachtbevestiging digitaal laten goedkeuren

Een nieuwe cliënt betekent ook: administratie. Elke cliënt een opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en een privacyverklaring toesturen kost tijd. En het blijft niet bij toesturen: u moet ook zeker weten dat de cliënt akkoord gaat. Wijzigen uw voorwaarden of erelonen? Dan moet u opnieuw om akkoord vragen.

De opdrachtbevestiging

De opdrachtbevestiging, of opdrachtbrief, is een belangrijk onderdeel van uw werk. Hierin legt u vast wie uw cliënt is, wat u doet, tegen welk ereloon en onder welke voorwaarden. Daarom stelt u ze best zo volledig mogelijk op en zorgt u dat u een akkoord terugkrijgt.

In de praktijk blijkt dat lastig. Veel kantoren vergeten geregeld documenten te versturen, ze goedgekeurd terug te ontvangen en ze centraal op te slaan. Jammer, want een goede administratie is essentieel.

Het doel van de opdrachtbevestiging is eenvoudig: u legt afspraken zwart op wit vast, voorkomt discussies achteraf en geeft uw cliënt inzicht in de kosten. Een schriftelijke bevestiging helpt u bovendien om goed na te denken over uw aanpak. Zo verbetert u de kwaliteit van uw dienstverlening en versterkt u de relatie met uw cliënt.

Daarom neemt RegLab dit proces volledig digitaal van u over: van het versturen tot het ondertekenen van de opdrachtbevestiging, en van de herinnering tot de centrale opslag.

Wat moet er in de opdrachtbevestiging staan?

Voor advocaten bevat een opdrachtbevestiging best de volgende elementen:

  • Zaakomschrijving waaruit blijkt of de zaak onder AML valt;
  • NAW-gegevens cliënt, wederpartij en advocaat/gemachtigde partij;
  • Informatie over rechtsbijstand (gefinancierd of verzekerd);
  • Afspraken over ereloon en kosten;
  • Informatie over de beroepsaansprakelijkheid;
  • Afspraken over geheimhouding, ICT en AML-registratie;
  • Klachtenregeling en hoe om te gaan met geschillen.

Snelle geautomatiseerde goedkeuring met RegLab

Het proces rond opdrachtbevestigingen kost vaak onnodig veel tijd. Eerst stelt u het document op, daarna moet het ondertekend terugkomen en op de juiste plek worden opgeslagen. En dan moet u ook nog wijzigingen bijhouden, bijvoorbeeld bij aangepaste erelonen of voorwaarden.

Met RegLab behoren deze uitdagingen tot het verleden. De AML-applicatie: 

  • verstuurt de opdrachtbevestiging automatisch; 
  • houdt de status bij; 
  • stuurt herinneringen als een reactie uitblijft;
  • slaat alles centraal op; 
  • maakt rapportages van de statussen; 
  • verwerkt nieuwe voorwaarden automatisch;
  • en genereert met één klik een overzicht voor de toezichthouder. 
Versnel de cliëntacceptatie NL
placeholder-13

KYC: de betekenis

Wat is de betekenis van KYC, wat houdt een KYC procedure in en welke rol speelt Customer Due Dilligence hierbij, leest u in dit artikel.

Lees meer