Skip to content

Opdrachtbevestiging goedkeuring

Een nieuwe cliënt betekent ook: administratie. Elke cliënt een opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en een privacyverklaring toesturen kost tijd. En niet alleen toesturen, u moet ook zeker weten dat de cliënt akkoord is. Veranderen uw voorwaarden of tarieven? Dan moet u opnieuw toestemming vragen.

De opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging is een belangrijk onderdeel van uw werk. Hierin legt u vast wie uw cliënt is, wat u doet, tegen welk tarief en onder welke voorwaarden. U moet de bevestiging daarom zo volledig mogelijk sturen en zorgen dat u een akkoord terugkrijgt.

Toch blijkt dat in de praktijk lastig. Veel kantoren vergeten documenten structureel te versturen, goedgekeurd retour te ontvangen en centraal op te slaan. Zonde, want een goede administratie is essentieel.

Het doel van de opdrachtbevestiging is simpel: u maakt afspraken zwart-op-wit, voorkomt gedoe achteraf en geeft inzicht in de kosten. Een schriftelijke bevestiging helpt u bovendien om goed na te denken over uw aanpak. Zo verbetert u de kwaliteit van uw dienstverlening en versterkt u de relatie met uw cliënt.

Daarom neemt RegLab dit proces volledig digitaal van u over. Van het versturen tot het ondertekenen van de opdrachtbevestiging, en van de herinnering tot de centrale opslag.

Wat moet er in de opdrachtbevestiging staan?

Een opdrachtbevestiging bevat best de volgende elementen:
  • Zaakomschrijving waaruit blijkt of de zaak onder AML valt;
  • NAW-gegevens cliënt, wederpartij en advocaat/gemachtigde partij;
  • Informatie over rechtsbijstand (gefinancierd of verzekerd);
  • Tariefafspraken;
  • Informatie over beroepsaansprakelijkheid;
  • Afspraken over geheimhouding, ICT en AML-registratie;
  • Klachtenregeling en hoe om te gaan met geschillen.

Snelle geautomatiseerde goedkeuring met RegLab

Het proces van opdrachtbevestigingen kost vaak onnodig veel tijd. Eerst moet het document worden opgesteld, vervolgens moet u zorgen dat het ondertekend retour komt en op de juiste plek wordt opgeslagen. En dan is er nog het bijhouden van wijzigingen, bijvoorbeeld bij aangepaste tarieven of voorwaarden. 

Met RegLab zijn deze uitdagingen verleden tijd. De AML-applicatie: 

  • verstuurt de opdrachtbevestiging automatisch; 
  • houdt de status bij; 
  • stuurt herinneringen bij ontbrekende reacties; 
  • slaat alles centraal op; 
  • maakt rapportages van de statussen; 
  • verwerkt nieuwe voorwaarden automatisch; 
  • en genereert met één klik een overzicht voor de toezichthouder. 
Versnel de cliëntacceptatie NL
placeholder-13

KYC: de betekenis

Wat is de betekenis van KYC, wat houdt een KYC procedure in en welke rol speelt Customer Due Dilligence hierbij, leest u in dit artikel.

Lees meer