Back to basics: Wat is een UBO?
Wie heeft er werkelijk zeggenschap binnen een organisatie? Dat is waar het concept UBO om draait. De afkorting staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel: de uiteindelijke begunstigde. Een UBO is een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar is van of controle uitoefent over een organisatie, zoals een vennootschap, stichting of vereniging. In de meeste gevallen gaat het om iemand die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezit.
Er kunnen meerdere UBO’s zijn. Bij het identificeren van de UBO speelt namelijk niet alleen de juridische eigenaar een belangrijke rol. Vaak is het nodig om verschillende managementlagen te analyseren om de uiteindelijk begunstigde(n) te achterhalen. Eigendom is niet altijd zichtbaar. Soms oefent iemand invloed uit via contracten of afspraken, zonder op papier eigenaar te zijn.
In bepaalde situaties is er geen duidelijke UBO aan te wijzen. Dan wijzen we zogenaamde pseudo-UBO’s aan: leden van het statutair bestuursorgaan die formeel de eindverantwoordelijkheid dragen.
Eigendom en zeggenschap: wat is het verschil?
-
Eigendomsbelang verwijst naar wie er aandelen of kapitaal bezit. Wie meer dan 25% in handen heeft, kwalificeert doorgaans als UBO.
-
Feitelijke zeggenschap gaat over invloed: wie bepaalt de koers van de organisatie. Het heeft te maken met de invloed die iemand uitoefent op de beslissingen en het beleid van een organisatie. Dit staat los van het formele eigendom.
Beide vormen zijn belangrijk. De regelgeving inzake witwaspreventie vereist dat u niet alleen weet wie er op papier iets bezit, maar ook wie in de praktijk effectief controle uitoefent.
Hoe krijg ik inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur?
Inzicht begint met een organogram. Daarmee krijgt u een helder beeld van de structuur en kunt u snel vaststellen wie de UBO’s zijn. Daarmee brengt u overzichtelijk in kaart hoe de organisatie in elkaar zit. U ziet wie er aandelen bezit, welke tussenlagen er zijn en wie er uiteindelijk aan de knoppen zit. Zo bepaalt u snel wie als UBO moet worden aangewezen. Onderzoek ook de aard en omvang van iemands belang en verifieer de identiteit. Hoe groter het risico, hoe dieper uw onderzoek. Zo voldoet u aan de regels én werkt u efficiënt.
Wat staat er in het UBO-register?
Het UBO-register wordt beheerd door de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), onderdeel van de FOD Financiën, en bevordert transparantie over eigendoms- en zeggenschapsstructuren. Het register bevat belangrijke informatie over de mensen die écht de touwtjes in handen hebben binnen een organisatie.
Informatie zoals hun naam, geboortedatum, nationaliteit en mate van eigendom of zeggenschap die zij uitoefenen wordt hierin vastgelegd. Organisaties zijn verplicht om deze gegevens in te voeren én actueel te houden. Dit zorgt ervoor dat de uiteindelijke belanghebbende duidelijk identificeerbaar is en helpt bij het voorkomen van verborgen eigendommen.
Let op: in België bent u verplicht om wijzigingen in het UBO-register door te geven binnen 30 dagen na oprichting van een entiteit of een wijziging.
Daarnaast geldt dat discrepanties tussen de gegevens in het UBO-register en uw eigen bevindingen (bijvoorbeeld op basis van een organogram) gemeld moeten worden aan de FOD Financiën via de daarvoor voorziene procedure.
Wanneer is een UBO lastig te herleiden?
Het kan wel eens voorkomen dat een UBO lastig te herleiden is. In dat soort situaties is het nodig om uitgebreid onderzoek uit te voeren en advies in te winnen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom UBO-identificatie en registratie. In de praktijk zijn er vijf situaties die het lastig maken:
Dit komt met name voor wanneer een kantoor gebruikmaakt van een gelaagde eigendomsstructuur. Wanneer een organisatie via meerdere entiteiten is opgebouwd, wordt het lastig om door alle lagen heen de uiteindelijke eigenaar te vinden. Zeker bij grensoverschrijdende structuren is dit een uitdaging.
- Complexe juridische structuren
Bij ingewikkelde bestuursstructuren of stemrechtconstructies kan het lastig zijn om te bepalen wie daadwerkelijk de controle heeft. Bij onder andere trusts, stichtingen of joint ventures komt het voor dat de eigendomsstructuur verhuld is.
- Versplinterd aandeelhouderschap:
Als er veel aandeelhouders zijn met kleine belangen (bijvoorbeeld 10 personen met elk 10% van de aandelen), is er geen UBO aan te wijzen. In dit geval heeft u te maken met meerdere pseudo-UBO's.
In gevallen waar geen duidelijke UBO kan worden geïdentificeerd, worden soms leden van het hoger leidinggevend personeel als 'pseudo-UBO' aangewezen. Dit reflecteert niet altijd de werkelijke belanghebbende. Het gehele statutair bestuur hoort geclassificeerd te worden als pseudo-UBO.
- Onvoldoende transparantie
Sommige entiteiten kunnen terughoudend zijn in het verstrekken van informatie over hun eigendomsstructuur. In Europa komt dit weinig voor vanwege de Europese anti-witwasrichtlijn.
Wat is de rol van (onze) poortwachters?
Advocaten, notarissen, accountants en belastingadviseurs spelen een grote rol in het identificatieproces van UBO’s. Zij helpen cliënten met het doorgronden van complexe eigendomsstructuren en managementlagen. Het is geen geheim dat deze structuren vaak ingewikkeld zijn en niet altijd goed begrepen worden. Dat maakt het des te belangrijker dat documentatie op een gestructureerde manier plaatsvindt.
Bij het analyseren van managementlagen en eigendomsstructuren is het belangrijk dat u goed kijkt naar de contracten en afspraken die in het verleden gemaakt zijn. In sommige gevallen kan een adviseur of andere belanghebbende feitelijk zeggenschap uitoefenen, zonder dat ze formeel eigenaar worden aangemerkt. Dit kan gebeuren via contractuele bepalingen of speciale bevoegdheden. Om deze reden zal de compliance officer diepgaand onderzoek verrichten waarbij ze niet alleen de formele eigendom documenten bekijkt, maar ook de achterliggende structuren.
Hulp van RegLab bij complexe structuren
Onze AML-specialisten en de RegLab applicatie helpen u bij het achterhalen van de uiteindelijk begunstigden.
De applicatie maakt het eenvoudig om gegevens te verzamelen, te verifiëren en te analyseren, zodat u beter inzicht krijgt in wie er daadwerkelijk de touwtjes in handen heeft. Hierdoor kan u cliënten met vertrouwen adviseren en helpen bij het voldoen aan de wettelijke vereisten rondom UBO-registratie.
Onze AML-specialisten ondersteunen u door hun diepgaande expertise met uw kantoor te delen. Ze helpen onder andere bij het verzamelen, analyseren en verifiëren cliëntgegevens. Zo dragen ze bij aan een gestructureerd en efficiënt proces.
