Zijn er procedures met betrekking tot de AML opgesteld?

Visualiseren is een pré 

In het vorige artikel las u over het belang van het opstellen van een risicobeleid. In dit beleid omschrijft u de procedures. Kortom: hoe gaat uw kantoor om met het AML-beleid en welke stappen neemt u wanneer. Een geschreven procedure, met verschillende processen, is geen eenvoudig document voor een gebruiker. Om medewerkers binnen uw kantoor procesmatig te laten denken, zijn visuals, zoals infographics en stroomdiagrammen, sterk aan te raden. Deze zijn ook als handig naslagwerk op het bureau te gebruiken. 

AML als corvee 

Veel advocaten zien de AML als corvee. Kortom, niet bepaald een onderdeel waar ze warm voor lopen. Daardoor ontstaan er grote verschillen binnen kantoren. De ene advocaat neemt het bloedserieus en wil het liefste alle stappen binnen een procedure zelf oppakken, waar een ander dit werkproces het liefste bij ondersteunend personeel neerlegt. 
 
Dat is begrijpelijk, maar let op: de toezichthouder vindt dat de advocaat zelf verantwoordelijk is voor het AML-beleid en de uitvoering daarvan. Uiteraard kan een secretaresse prima diverse stappen op zich nemen, zolang de betreffende advocaat een controleslag uitvoert. Ook belangrijk voor het vierogenprincipe. Een ondersteunend medewerker is prima in staat het identificatietraject op zich te nemen. Alleen het beoordelen of het een ongebruikelijke transactie melding betreft, is werk voor de advocaat in kwestie. Daarvoor is namelijk inhoudelijke dossierkennis vereist. 

Daarom is het belangrijk dat u in uw procedures helder beschrijft wie wat doet, wie waarop controleert en wanneer er wordt geëscaleerd en naar wie. Denk aan het vierogenprincipe, de rol van een compliance officer en hoe u toezicht organiseert. 

Werkbaar en uniform 

Binnen de door uw kantoor gestelde procedures vindt de toezichthouder consistentie en uniformiteit belangrijk: wordt het beleid op dezelfde manier uitgevoerd door iedereen binnen kantoor? Is het proces helder en centraal geregeld? 

Cruciaal hierbij is: zorg intern voor (super) specialisten, maak deze (her)kenbaar en geef ze mandaat. En, het mag duidelijk zijn, zorg dat het proces werkbaar is. Maak het niet te ingewikkeld, want u moet het kunnen naleven. 

Maak voortgang zichtbaar 

Laat ook regelmatig op kantoor zien wat de voortgang is. Maak dossiers transparant. Zorg voor een hoge mate van inzichtelijkheid, zoals in welke dossiers bepaalde noodzakelijke documenten (nog) niet binnen zijn. Dit kunt u in softwareapplicaties bijhouden, zoals de software van RegLab, maar u kunt ook beginnen met bijvoorbeeld een Excel lijst. Hierin kunt u registreren hoeveel nieuwe cliënten er in die periode zijn bijgekomen, wie de behandelend advocaat is en wat nog open staat. Deze lijst bespreekt u periodiek intern.  

Risicokwalificatie 

Vergeet vooral niet om de risicokwalificatie kritisch onder de loep te nemen. Benoem wanneer en hoe u als kantoor onderzoek start en uitvoert. Op basis van welke criteria kiest u voor een vereenvoudigd, regulier of verscherpt onderzoek? Antwoorden die een toezichthouder graag in de procedures terugziet.  

Hoe schrijft u een procedure rondom een beleid? 

Procedures omschrijven kost veel tijd. Er zijn veel uitzonderingen en juist die uitwerken is een intensief traject. We hebben dan ook een paar simpele tips: 

• Stel een projectgroep samen (doe het niet alleen!).
• Definieer de acties en verdeel deze.
• Benoem (super) specialisten (en zorg voor opleidingen).
• Houd de procedures zo praktisch mogelijk, denk aan centralisatie.
• Werk de processen uit in visuals.
• Zorg dat de basisstappen voor iedere medewerker van kantoor duidelijk zijn. Worden de situaties lastiger of complexer, zorg dan dat men deze kan voorleggen bij de (super)specialisten.
• Betrek een adviseur die kan helpen met het zo efficiënt mogelijk vormgeven en uitvoeren van het beleid en de procedures. 

Doet u dit liever niet zelfstandig en zoekt u een partij die u kan helpen bij het omschrijven van het beleid en het implementeren van procedures, denk dan aan de specialisten van RegLab. Ook voor het vormgeven processen in visuals helpen wij u graag.