Beschikt het kantoor over een op schrift gesteld risicobeleid?

Gepersonaliseerd modelbeleid 

Kantoren gebruiken, voor het schrijven van een AML-beleid vaak een modelbeleid, bijvoorbeeld die van de Orde van Vlaamse Balies. Dit modelbeleid biedt een uitstekende basis, maar is niet genoeg. Een goed risiscobeleid is namelijk afgestemd op uw eigen praktijk, voorzien van uw ‘eigen kantoorsausje’. Hoe beter een AML-beleid op maat wordt gesneden, hoe beter dit in het bestaande werkproces geïntegreerd kan worden. 

Maar hoe geeft u daar vorm aan? Hieronder drie onmisbare onderdelen voor het schrijven van een gedegen eigen beleid.  

#1: Beschrijf de risk appetite van uw kantoor 

Neem in uw AML-beleid de risk appetite en de risicobereidheid van uw kantoor op. Deze staat omschreven in de kantoorbrede risicoanalyse. Omschrijf onder andere welke risico’s u als kantoor ziet en wat u van deze risico’s vindt. Kijkt u op deze manier naar een AML-beleid, dan maakt u het concreet. Analyseer op welke sectoren u zich richt en wat het risico van deze sectoren of cliënten is. Zodra u deze risico’s in kaart hebt gebracht en heeft omschreven, wordt het ook eenvoudiger om risico’s te signaleren én bespreekbaar te maken binnen uw team. Zo wordt het AML-beleid geen verplichting op papier, maar iets dat leeft op de werkvloer. 

#2: Het AML-werkproces vastleggen 

Het is van belang om het gehele werkproces, van het accepteren en het identificeren van nieuwe cliënten tot het melden van ongebruikelijke transacties, in detail te omschrijven. Dit geldt ook voor alle uitzonderingen en bijvoorbeeld ‘complexe’ cliënten. Hoe gaat u hiermee om als het een buitenlands bedrijf betreft? Zeker als het om een organisatie uit een hoog risicoland gaat? Welke stappen volgt u dan? Hoe handelt u bij een ongebruikelijke transactiemelding en hoe monitort u bestaande cliënten? Vergeet ook niet te noteren hoe u het vierogenprincipe waarborgt en welke rol een eventuele compliance officer speelt. In het vierde blog gaan wij dieper in op de procedures omtrent de AML. Handig om inspiratie op te doen!   

#3: Risicokwalificatie uitwerken 

De werkwijze rondom risicokwalificatie is onderdeel van het hierboven genoemde werkproces. Maak daarom duidelijk hoe u cliënten kwalificeert: wanneer is er sprake van een laag, gemiddeld of hoog risico? Wanneer een cliënt precies een hoog risicoprofiel heeft, bepaalt u zelf. Dat doet u het makkelijkste door een risico-indicatorlijst toe te voegen aan uw beleid. 
 
Binnen de AML heeft u te maken met objectieve en suggestieve indicatoren. U bepaalt bij subjectieve indicatoren zelf, op basis van eigen afweging, of er een aanleiding is om te veronderstellen dat de cliënt verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme. Deze eigen afweging, dus welke conclusies u wanneer trekt, dient u vast te leggen in het beleid. Er is helaas geen vaste lijst van subjectieve indicatoren beschikbaar. Wel kunt u de ‘leidraad AML en sanctiewet' hiervoor gebruiken. Definieer hier ook hoe een escalatie in zijn werk gaat en zorg voor een vierogenprincipe.  

Het belang van een risicobeleid voor KC Legal 

We vragen advocaat/belastingkundige Friggo Kraaijeveld waarom een risicobeleid voor zijn kantoor belangrijk is. Friggo: "Enerzijds zijn we het wettelijk verplicht. Anderzijds zijn wij ons, door het opstellen van dit beleid, bewuster geworden van onze ondernemersrisico’s. We hebben processen geformuleerd en kunnen daar nu uniform naar handelen. Het is een denkroute geworden en biedt een ideaal uitgangspunt voor procesmatig werken. Bovendien voorkom ik graag een boete." 
 
Als we Friggo vragen naar een tip voor andere kantoren antwoordt hij: "Maak gebruik van de kennis van anderen, van een specialistische partij die kan helpen bij het format en de te behandelen onderdelen. Zorg daarbij dat u bij het geven van inhoud aan het beleid dichtbij uzelf als kantoor blijft. Voor ons werd het opstellen van het risicobeleid direct een soort ‘sanity check’." 

Gouden tip: visualiseer uw proces 

Heeft u deze drie onderdelen duidelijk? Leg ze dan vast in uw beleid. Gouden tip daarbij? Visualiseer, oftewel schets of teken, het werkproces en de escalatieprocedure. In plaats van dit in diverse pagina’s te omschrijven, kunt u het proces (laten) schetsen in bijvoorbeeld een infographic (een opgemaakte afbeelding waar het proces in beeld wordt gebracht). Komt u hier zelf niet uit? Neem dan gerust contact op. Binnen onze dienst ‘Compliance as a service’ voeren wij deze visualisaties regelmatig uit. 

Tot slot: 4 tips voor een werkend beleid 

1. Zorg dat een beleid echt uw kantoorbeleid is. Maak het eigen en denk ook in uitzonderingen van het kantoor.
2. Zorg dat uw AML-beleid up-to-date is en blijft. Controleer deze regelmatig en plan deze checks in. Controleer daarbij ook of het beleid nog voldoet aan de laatste wetgeving.
3. Maak het toegankelijk. Het is belangrijk dat het beleid voor iedere medewerker goed vindbaar is. Sla het op in uw intranet omgeving of, indien u daarvan gebruikt maakt, in het kenniscentrum van uw AML-software, zoals die van RegLab.
4. Zie erop toe dat het AML-beleid door iedereen in de praktijk wordt gebracht. Het moet een dynamisch onderdeel van uw kantoor worden. Organiseer interne kennisdagen en trainingen.

Tijdens een controle vraagt de toezichthouder u om het AML-beleid toe te passen op enkele willekeurige dossiers. Kunt u het daar niet terugvinden? Dan loopt u kans op een berisping of zelfs een boete. Maar als u de tips uit dit artikel volgt, geeft u niet alleen netjes antwoord — u laat ook zien dat u het beleid serieus neemt én beheerst.