Skip to content

Een dashboard: voor actueel inzicht in de AML-status van uw dossiers

Met een dashboard heeft u altijd een actueel overzicht van de AML-status van uw dossiers. U weet exact welke acties er voor wie openstaan.

Waarom zijn dashboards onmisbaar?

Voor kantoren met veel AML-dossiers is overzicht cruciaal. Een dashboard geeft op elk moment inzicht in zowel individuele dossiers als de totale werkvoorraad. Het is een handige prioriteitenlijst voor zowel de advocaat en het secretariaat als de compliance officer en het management.

Er zijn twee typen dashboards: persoonlijk en kantoorbreed. Het persoonlijke dashboard toont alleen uw dossiers en acties. Het algemene dashboard geeft inzicht in de volledige werkvoorraad van het kantoor. Vooral voor de compliance officer is dit overzicht van grote waarde.

Via de dashboards kunt u verlopen identificatielinks eenvoudig nogmaals uitsturen. Of u stelt een automatische herinnering richting cliënten in. Heeft een cliënt de identificatielink incompleet ingevuld? Dan kunt u direct actie ondernemen. U ziet namelijk gemakkelijk welke informatie wel en niet beschikbaar is.

Met de juiste rechten ziet u via het dossieroverzicht in één oogopslag wat er kantoorbreed openstaat. Zo weet u waar de dienstverlening nog niet kan starten en kunt u gericht bijsturen. Hoe korter de tijd tussen het versturen van de identificatielink en de beoordeling, hoe beter. Het dashboard helpt die doorlooptijd te verkorten.

Vanuit het dashboard stuurt u snel een notificatie naar de juiste collega. Degene die iets moet doen, ontvangt direct een melding en ziet het dossier terug in het eigen dashboard. Elke melding wordt automatisch vastgelegd in de audit trail.

Een ideale route

In veel kantoren is het AML-werk verdeeld. Juist dan is een dashboard onmisbaar. Het brengt alle acties, statussen en verantwoordelijkheden samen op één plek. De secretaresse stuurt de identificatielink uit en bewaakt de deadline. De advocaat of compliance officer krijgt vervolgens een seintje zodra de informatie binnen is. Notificaties verschijnen in RegLab, maar kunnen ook per e-mail worden ontvangen. Zo richt elk kantoor het proces in zoals het wil, zonder overzicht te verliezen.

Rapportage

Zijn dashboards ook handig tijdens een controle van de toezichthouder?

De RegLab dashboards zijn in eerste instantie ontwikkeld voor het kantoor zelf om inzicht te krijgen in de werkvoorraad en de risico’s. Een toezichthouder zal geen compleet dashboard doorlopen, maar het dashboard kan wel snel inzicht geven in de algehele AML-bereidheid van het kantoor. Uiteindelijk zorgen de dashboards ervoor dat witwaspreventie serieus wordt genomen. Dit voorkomt gedoe en eventuele boetes.

Voor een toezichthouder is het interessanter om een aantal dossiers inhoudelijk te bespreken. Daarvoor is de audit trail wel heel handig.

Automatisch overzicht per dossier dankzij de audit trail

Elke actie die u in een dossier uitvoert, zoals een herinnering versturen, een beoordeling afronden of een notificatie sturen, wordt automatisch vastgelegd in de audit trail. Zo ontstaat er een volledig en controleerbaar overzicht van alle AML-acties binnen een dossier. 

Bij een controle kunt u met één druk op de knop laten zien welke stappen zijn genomen, waarom, en door wie. De audit trail maakt het proces transparant, traceerbaar én makkelijk te interpreteren voor een toezichthouder.

Controleer-keur-goed-en-creeer-een-audit-trail

Met één klik een data-export

Met de exportknop downloadt u in één klik een CSV- of Excel-bestand met alle dossiers en bijbehorende data. Daarmee kunt u gericht filteren en analyseren, per persoon, team of kantoor. Denk aan risicoprofielen, type onderzoeken, landen of dossiers met een UBO. Zo houdt u grip, ook als het dossiervolume toeneemt.

RegLab

Samenwerking met andere kantoren

Regelmatig sturen kantoren elkaar werk door. Grote vraag in relatie tot al AML is: als u via een ander kantoor een opdracht krijgt, wie is dan de uiteindelijke cliënt? 

Lees het artikel