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Aprobar las Hojas de Encargo Profesional

Como parte del proceso de Diligencia Debida del Cliente (DDC), es esencial que cada cliente reciba y apruebe la hoja de encargo profesional, los términos y condiciones generales, y declaración de privacidad. Esto es importante no solo al momento de firmar los acuerdos, pero también durante toda su vigencia o en caso de cambios, como modificaciones de las condiciones generales o de las tarifas aplicables.  

Hoja de Encargo Profesional

Las hojas de encargo profesional son una parte importante del proceso de debida diligencia del cliente para el cumplimiento de la normativa de PBC-FT. En este documento usted introduce todos los nombres, direcciones, precios y acuerdos. Por lo tanto, no solo es obligatorio enviarle este documento al cliente, pero sino también tenerlo aprobado durante la visita del supervisor.  

¿Cómo se ve una hoja de encargo profesional? ¿Es necesario tener una para cada expediente y, si es así, donde las almacenas? ¿Tienes que hacer referencia a la PBC-FT? Estas son solo algunas de las preguntas relacionadas a las hojas de encargo profesional.  

Las hojas de encargo sirven como documento base para todos los acuerdos con los clientes y las condiciones para el servicio, tales como precios. Su objetivo es prevenir futuros malentendidos, por lo tanto, es necesario enviarlos y recibirlos aceptados. Ya es difícil de por si enviar todos los documentos necesarios, pero lo es aún más el recibirlos de vuelta firmados, y el tener que almacenarlos en un visible.  

RegLab se encarga de enviar y monitorear la aprobación de las hojas de encargo profesional de manera digital. De esta manera, estarán fácilmente disponibles para la visita del supervisor y para la administración interna.  

Engagement Letter

¿Es obligatorio tener una hoja de encargo profesional?

Está claro que una hoja de encargo profesional es requisito importante para las buenas prácticas legales. Afortunadamente, este requerimiento va más allá de una formalidad administrativa, ya que tiene un propósito claro. Este es el evitar futuros malentendidos, las condiciones bajo las cuales prestaras tus servicios, y la respectiva compensación financiera que recibirás. Un acuerdo claramente escrito se vuelve entonces esencial para el proceso de aceptación e incorporación de nuevos clientes. Además, te fuerza a analizar cuidadosamente la viabilidad y estrategia de cada caso. Finalmente, el tener un acuerdo claro mejora la calidad de tus servicios y refuerza la relación con tus clientes.  

Es recomendable tomar una mirada más profunda al proceso de enviar y recibir hojas de encargo. En la práctica diaria, lo que sucede normalmente es lo siguiente: el staff de soporte prepara y envía una hoja de encargo profesional al abogado en cuestión, pidiéndole que se lo envié al cliente para su aprobación. Ya que el abogado se encuentra sumamente ocupado, se olvida de enviar la hoja de encargo, o de hacerle el seguimiento debido para asegurar su aprobación. En caso de que el cliente si retorne el documento firmado, queda en tela de juicio si estos documentos son correctamente almacenados, o si todos los datos introducidos son correctos, actuales y propiamente dirigidos a la entidad necesaria. Este es un proceso atento y eficiente. Por eso RegLab está aquí para ayudarte.  

Hoja de Encargo Profesional: Un proceso rápido y automatizado con RegLab

Cuando se trata de hojas de encargo profesional, hay dos retos que enfrentar: 

  1. Crear una hoja de encargo profesional comprensiva, lograr que sea firmada, y finalmente almacenarla correctamente.
  2. Mantener los acuerdos al día, especialmente para proyectos a largo plazo. Sobre todo, si los términos y condiciones de tu oficina cambian durante este trayecto. Muchas oficinas tienen problemas con este proceso.  

Con RegLab, esto es una cosa del pasado. Nosotros te aseguramos un proceso completamente automatizado que: 

  • Manda automáticamente las hojas de encargo con la creación de un nuevo expediente.
  • La información provista es almacenada en un sistema central.
  • El estado del documento es constantemente monitoreado.
  • Se envían recordatorios automatizados para recordar al cliente de firmar o completar la hoja.
  • En caso cambien los términos y condiciones cambien, estos son actualizados en sistema y automáticamente renviados y monitoreados.  
  • Se pueden ejecutar reportes a base de los estatus de confirmación del documento.  
  • Registros de auditoria son automáticamente creados con el clic de un botón.  
Approving the order confirmation

¿Cómo se relaciona la hoja de encargo profesional con la PBC-FT?

Las hojas de encargo profesional deberían incluir un párrafo que mencione, entre otras cosas: 

  • Que el abogado, notario civil o asesor fiscal debe cumplir con las normativas de PBC-FT.  
  • Que la información requerida del cliente tiene los fines de cumplir con la normativa.  
  • Como se va a garantizar la protección de la información provista. 

Hoja de Encargo Profesional: ¿Qué debería incluir?

Adicionalmente a lo mencionado anteriormente con respecto a la PBC-FT, hay otros elementos que tambien son necesarios incluir en la hoja de encargo profesional: 

  • Descripción del negocio.
  • Nombre y dirección del cliente, contraparte, y abogado o representante autorizado.
  • Si su cliente califica para asistencia jurídica financiada.
  • Información sobre cualquier asistencia jurídica disponible.
  • Acuerdo de tarifas.
  • Información sobre la responsabilidad profesional del abogado.
  • Acuerdos con respecto a confidencialidad, el cumplimiento de la PBC-FT y la ICT.  
  • Cualquier acuerdo pactado con el cliente y cómo lidiar con futuras disputas.   

¿Es una hoja de encargo profesional parte del proceso de debida diligencia del cliente?

Debida Diligencia del Cliente (DDC), también conocido como “Conoce a tu cliente”, se va vuelto cada vez más importante en el rubro legal. Esto se debe a que casos de lavado de activos, fraude, o financiamiento de organizaciones terroristas son cada vez más comunes. Por eso, y de acuerdo con las pautas de la normativa de PBC-FT, es esencial conocer quiénes son tus clientes.  

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KYC: ¿Cuál es su significado? 

¿Cuál es el significado de “Conoce a Tu Cliente” o por sus siglas en inglés: KYC? ¿Cómo se ve el proceso de KYC? Y ¿Qué rol tiene la Debida Diligencia del Cliente en este asunto? Entérese en el siguiente articulo  

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