Skip to content

Hoe richt ik het Wwft-proces in?

Summary

Ontdek de onmisbare stappen voor het opzetten van een succesvol Wwft-proces en leer hoe je valkuilen kunt vermijden.

Het inrichten van een effectief Wwft-proces is van cruciaal belang voor kantoren, ongeacht hun omvang. Dit artikel biedt gedetailleerde informatie voor het inrichten van het Wwft-proces, waarbij specifieke aandacht wordt besteed aan verschillende valkuilen.

 

Wat is een Wwft-proces precies? 

Het Wwft-proces omvat alle maatregelen en procedures die je neemt om te voldoen aan de Wwft verplichtingen. Dit zijn verplichtingen zoals:  

  • Het identificeren en verifiëren van de identiteit van cliënten. 
  • Het melden van ongebruikelijke/verdachte transacties aan de relevante autoriteiten. 
  • Het monitoren van de cliënt. 

 

Het Wwft-proces inrichten 

Wwft Beleid

Het startpunt van een Wwft-proces is het Wwft-beleid. Hierin noteer je hoe jouw proces ten aanzien van onboarding en het voldoen aan de Wwft eruitziet. Beantwoord hierbij de volgende vragen: 

Let op!
Je zult goed moeten nadenken over de rollen binnen het proces. Wie doet wat en waar ligt de verantwoordelijkheid?

 

Workflow

Vervolgens kun je het Wwft-proces visualiseren, bijvoorbeeld in de vorm van een workflow. Maak een eenvoudig overzicht met daarin de verschillende stappen die door de verschillende rollen gezet moeten worden. Dit zal meer duidelijkheid verschaffen over wat van wie wordt verwacht.  

Tip: maak de workflow niet te gedetailleerd. Het gehele proces moet voor iedere werknemer duidelijk zijn!  

De volgende onderdelen zijn belangrijk om in de workflow mee te nemen: 

  • Het aanmaken van een dossier voor een nieuwe cliënt
    • Aanmaken van dossier
    • Opvragen van informatie bij de cliënt
    • Informatie toevoegen aan dossier
  • Het aanmaken van een dossier voor een bestaande cliënt
    • Aanmaken van dossier
    • Welke informatie heb je al en is de informatie up-to-date?
    • Opvragen van nieuwe informatie bij cliënt
    • Informatie toevoegen aan dossier
  • Wie monitort de cliënten?
  • Wie beoordeelt de dossiers?

Lees vooral dit artikel voor enkele tips voor het opstellen van de Wwft-procedures.  

 

Wat zijn de valkuilen? 

Een compleet Wwft-proces zorgt ervoor dat eenvoudig aan alle Wwft-verplichtingen voldaan kan worden. Toch kunnen er enkele aanwijzingen zijn die laten blijken dat het Wwft-proces nog niet helemaal klopt. Hieronder een overzicht van mogelijke misverstanden en veel voorkomende fouten

Geen Wwft-beleid en/of workflow
Kantoren die de werknemers duidelijkheid verschaffen over het Wwft-proces hebben het logischerwijs beter op orde dan de kantoren waar de werknemers eigen verantwoordelijkheid hebben. Bij deze tweede optie zie je al snel dat de ene persoon alles op orde heeft, maar de andere niet. De een is bijvoorbeeld heel uitgebreid qua documentatie, de andere te beknopt. Als je bepaalde consistentie en uniformiteit wil creëren, dan is een Wwft-beleid of workflow een stap in de goede richting.

Het Wwft-beleid is niet actueel
Neem het Wwft-beleid één keer per jaar onder de loep. Neem groei van het kantoor en nieuwe functies mee. Evalueer ook of hetgeen dat op papier goed uitgeschreven is, ook in de praktijk haalbaar is.

Het Wwft-beleid is stroperig
Houd het beleid praktisch en niet te uitgebreid. Probeer boven de materie te staan. Uiteindelijk is het doel om de cliënten snel te onboarden en voor de cliënt aan de slag te kunnen gaan. Niet om alleen maar uitzonderingen te creëren en zo een stroperig proces te maken.

Decentralisatie  
Bij decentralisatie is elk team of kantoor verantwoordelijk voor het beheer van de eigen Wwft-processen. Een groot nadeel hiervan is dat inconsistentie plaatsvindt. Voor de kleine kantoren (< 5 advocaten) kan dit nog niet zo’n probleem zijn. Dan kun je eenvoudig het overzicht bewaren.  

Wanneer het kantoor uitbreidt, is de gedachte van een gecentraliseerde functie interessant. We zien bij de grote kantoren dat er steeds vaker een compliance officer of een centraal team het proces binnen het kantoor coördineert. Gevolg: een uitgedacht Wwft-proces en een duidelijk stappenplan voor de werknemers.  

Let op: in sommige gevallen is het aannemen van een compliance officer zelfs verplicht. 

De cliëntendossiers handmatig bijhouden
De cliëntendossiers handmatig bijhouden is alleen te overzien bij kleine kantoren. Zodra je meer opdrachten vervult, merk je al snel dat je het overzicht kwijtraakt. Niet iedere cliënt stuurt namelijk meteen alle informatie op nadat je een KYC-uitvraag doet. Dat vergt nog een flink administratief proces om bij te houden. Dan is het niet te doen om met een Excel-document te werken en alles handmatig te doen. Denk dus bij een groot aantal cliënten goed na over hoe je het monitoren eenvoudiger kunt maken. 

Geen Wwft-dossier = geen KYC
Dit klopt niet. Als je niet onder de Wwft valt, heb je alsnog te maken met de Voda. Daar gelden echter wel soepelere regels voor. Neem dit ook mee in jouw beleid. Hoe je bepaalt of een zaak onder de Wwft valt, lees je hier.   

Het vierogenprincipe
Voor een eenpitter zal dit een minder relevante tip zijn, maar ben je met meerdere advocaten? Zorg dan dat je het vierogenprincipe goed naleeft. Vraag elkaar om input bij de hoog risicodossiers en waarborg zo de kwaliteit. Daarnaast is het in sommige gevallen ook verplicht om toestemming te hebben van de compliance officer en/of het dagelijks bestuur.

 

Tags