Negen gouden tips om Wwft in jouw organisatie te omarmen

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) stelt hoge eisen aan organisaties die onder de wet vallen. Toezichthouders verwachten dat risico’s actief worden herkend, afgewogen en vastgelegd, en dat Wwft-processen aantoonbaar onderdeel zijn van de dagelijkse praktijk. Wie Wwft-compliance serieus benadert, kijkt daarom verder dan een checklist.

In dit artikel delen we negen gouden tips om Wwft-compliance duurzaam en effectief te organiseren, met ruimte voor maatwerk, zodat je niet in een vinkjesmentaliteit vervalt. 

De negen tips om Wwft in jouw kantoor in te sluiten

1. Maak Wwft-compliance een bestuurlijke verantwoordelijkheid

• het vaststellen van Wwft-beleid;
• het aanwijzen van verantwoordelijkheden;
• het periodiek evalueren van risico's en maatregelen.

Wanneer Wwft uitsluitend wordt gezien als een operationele taak, ontstaat het risico dat signalen worden gemist of dat beleid niet wordt nageleefd. Bestuurlijke aandacht zorgt voor prioriteit, consistentie en draagvlak.

2. Werk vanuit een gedegen risicoanalyse

De Wwft is gebaseerd op het principe van risk-based werken. Dat betekent dat organisaties eerst inzicht moeten hebben in de risico’s die samenhangen met hun cliënten, dienstverlening en geografische context. Een goede risicoanalyse vormt de basis voor alle vervolgstappen en voorkomt dat middelen worden ingezet op plekken waar het risico beperkt is, terwijl echte risico’s onderbelicht blijven.

3. Zorg voor een actueel en praktisch Wwft-beleid

Wwft-beleid moet richting geven aan de praktijk. Het beschrijft hoe cliëntenonderzoek wordt uitgevoerd, wanneer sprake is van verhoogd risico en hoe omgegaan wordt met signalen van ongebruikelijke transacties richting FIU-Nederland. Minstens zo belangrijk is dat het beleid aansluit op hoe de organisatie daadwerkelijk werkt en regelmatig wordt herzien om actueel te blijven.

4. Investeer continu in kennis en bewustzijn

Wwft-compliance staat of valt met de mensen die ermee werken. Medewerkers moeten weten welke signalen relevant zijn en hoe zij daarmee om moeten gaan. Periodieke training draagt bij aan bewustwording en helpt om kennis up-to-date te houden, zeker nu witwasmethoden en toezichtverwachtingen voortdurend veranderen. Daarnaast bieden moderne e-learningmodules steeds meer mogelijkheden om op een laagdrempelige manier kennis te verdiepen. Wil je concrete tips over het opzetten van een effectieve training, of ben je benieuwd naar een op maat gemaakte training? Plan gerust een kennismakingsgesprek om de mogelijkheden te bespreken.

5. Pas proportionaliteit bewust toe

Niet elke cliënt of transactie vraagt om hetzelfde niveau van onderzoek. De Wwft biedt ruimte om maatregelen af te stemmen op het risico, mits deze keuzes goed worden onderbouwd. Juist bij verhoogde risico’s, zoals complexe structuren of politiek prominente personen (PEP’s), verwachten toezichthouders dat organisaties aantonen waarom extra maatregelen zijn genomen en hoe die zijn uitgevoerd.

6. Leg keuzes en acties zorgvuldig vast

Tijdens toezicht draait het niet alleen om wat er is gedaan, maar vooral om wat kan worden aangetoond. Dossiervorming en datakwaliteit zijn daarom essentieel. Zonder consistente vastlegging van risico-inschattingen, beslissingen en vervolgacties wordt het lastig om achteraf verantwoording af te leggen, ook wanneer de intenties juist waren.

7. Integreer Wwft in bestaande processen

Wwft-verplichtingen functioneren het best wanneer ze zijn ingebed in reguliere werkprocessen, zoals cliëntacceptatie en periodieke evaluaties. Door Wwft niet als een losstaand onderdeel te behandelen, maar als onderdeel van het normale werk, neemt de naleving toe en wordt de kans op fouten kleiner.

8. Communiceer helder en transparant

De verplichtingen uit de Wwft kunnen vragen oproepen bij cliënten. Duidelijke uitleg over waarom bepaalde informatie nodig is en hoe daarmee wordt omgegaan, vergroot het begrip en de bereidheid om mee te werken. Transparantie draagt zo indirect bij aan betere naleving.

9. Gebruik technologie als ondersteuning

Digitalisering kan helpen om overzicht te houden, consistent te werken en inzicht te krijgen in risico’s en voortgang. Technologie ondersteunt het Wwft-proces, maar vervangt nooit de professionele afweging. Juist de combinatie van menselijke beoordeling en digitale ondersteuning zorgt voor een robuuste aanpak.

Wwft-compliance is geen momentopname, maar een continu proces. Organisaties die aandacht besteden aan governance, risicoanalyse, kennis, vastlegging en integratie in de praktijk, bouwen aan een duurzame en beheersbare Wwft-aanpak. Dat vergroot niet alleen de weerbaarheid tegen financiële criminaliteit, maar ook het vertrouwen van toezichthouders.