Tijdig cliëntenonderzoek: geen formaliteit, maar een wettelijke eis

Binnen de Wwft wordt cliëntenonderzoek soms nog gezien als een administratieve stap die ook nog wel na het starten van de dienstverlening kan. Toch is het tijdig afronden van het cliëntenonderzoek geen formaliteit, maar een harde wettelijke eis. Toezichthouders kijken namelijk steeds scherper naar het moment waarop het cliëntenonderzoek is afgerond. Een te vroege start kan leiden tot bevindingen, boetes of verscherpt toezicht, ook wanneer het dossier verder inhoudelijk op orde is.  

Eerst afronden, dan beginnen 

Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) mag je pas diensten verlenen nadat je het cliëntenonderzoek hebt afgerond. Dit betekent dat identificatie, verificatie en risicoanalyse volledig moeten zijn voordat je de dienstverlening begint. In de praktijk gaat dit echter nog regelmatig mis. Bijvoorbeeld wanneer: 

• Dossiers bijna compleet zijn, maar formeel nog niet afgerond 
• Het moment van afronding nog niet aantoonbaar is vastgelegd 
• Verantwoordelijkheden met betrekking tot het cliëntenonderzoek binnen de organisatie onduidelijk zijn 

Waarom toezichthouders hier streng op letten 

Het tijdig afronden van cliëntenonderzoek is een kernprincipe van de Wwft. Het voorkomt dat instellingen onbewust betrokken raken bij witwassen, fraude of terrorismefinanciering. Door vooraf het risico van een cliënt zorgvuldig in kaart te brengen, kun je als instelling een weloverwogen besluit nemen over de dienstverlening. 

Toezichthouders zoals AFM, de lokale deken en het Bureau Financieel Toezicht beschouwen het starten van dienstverlening vóór afronding van het cliëntonderzoek daarom als een ernstig compliancerisico. Ook wanneer later blijkt dat de cliënt een laag risicoprofiel heeft, blijft sprake van een overtreding: op het moment dat de dienstverlening startte, was het onderzoek immers nog niet afgerond. In de praktijk leidt dit regelmatig tot formele bevindingen, boetes en reputatieschade.  

Veelvoorkomende valkuilen 

Veel instellingen worstelen niet met de inhoud van het cliëntenonderzoek, maar met de bewaking van het proces. Vragen die we vaak horen: 

• Wanneer is het cliëntenonderzoek écht afgerond? 
• Wie geeft het formele ‘go’ om te starten met dienstverlening? 
• Hoe borgen we dat het proces van het cliëntenonderzoek aantoonbaar en reproduceerbaar is? 

Zonder duidelijke procesbewaking ontstaan achterstanden en neemt het risico toe dat diensten worden verleend terwijl het onderzoek formeel nog openstaat. 

Compliance as a Service: grip op de Wwft 

Met de compliance dienstverlening van RegLab wordt het volledige Wwft-proces niet alleen inhoudelijk correct ingericht, maar ook continu bewaakt. Elk cliëntenonderzoek wordt tijdig, volledig en aantoonbaar compliant uitgevoerd. Je krijgt realtime inzicht in de status van alle onderzoeken, automatische herinneringen bij vertraging en een helder, expliciet moment waarop dienstverlening mag starten. Zo ontstaat geen twijfel meer over timing, verantwoordelijkheden of uitzonderingen en heb je altijd een actueel en volledig overzicht van alle cliënten en dossiers voor de toezichthouder. Dat betekent: 

• Geen achterstanden in cliëntenonderzoek. 
• Geen onnodige risico’s bij toezicht. 
• Geen bevindingen door te vroeg gestarte dienstverlening. 
• Geen informele uitzonderingen of losse eindjes.
   

Met Compliance as a Service van RegLab zorg je ervoor dat elk cliëntenonderzoek op tijd, volledig en aantoonbaar compliant wordt afgerond. Geen discussies met toezichthouders, geen onzekerheid over het startmoment en geen onnodige risico’s. Want uiteindelijk draait het om één simpele regel: eerst volledig onderzoek, dan pas dienstverlening.