¿Qué hace un responsable de cumplimiento?
Un responsable de cumplimiento se asegura de que la empresa cumpla con las leyes y normativas aplicables. Esto puede incluir legislación sobre protección de datos, así como el cumplimiento de la legislación de blanqueo de capitales (PBC) dentro de la organización.
El responsable de cumplimiento opera de forma independiente del consejo de administración y desempeña diversas funciones relacionadas con el PBC, incluyendo:
- Redactar la política de PBC y de riesgos.
- Supervisar los procedimientos internos y la gestión de riesgos dentro de la empresa.
- Asesoramiento sobre asuntos relacionados con el cumplimiento PBC.
- Informar periódicamente a los socios o al consejo directivo.
- Actuar como persona de contacto para la autoridad supervisora.
Se puede encontrar más información sobre la función de cumplimiento aquí.
¿Cuándo es obligatorio un oficial de cumplimiento?
Dependiendo del sector y del tamaño de la organización, se aplican diferentes obligaciones:
- Asesores fiscales, notarios de derecho civil y contables:
- Más de 50 empleados anualmente.
- Donde la política de riesgo muestra que más del 75% de los clientes o transacciones tienen un perfil de alto riesgo.
- Despachos de abogados:
- Con cincuenta o más abogados al año: siempre obligatorio.
- Con 10–50 abogados: obligatorio cuando al menos el 50% de los asuntos anuales involucran servicios regulados por PBC.
- Con menos de 10 abogados: no se requiere un oficial de cumplimiento independiente; Los propios abogados son responsables del cumplimiento.
- Instituciones de inversión: Dependiendo de la naturaleza y el tamaño de la institución.
Ten en cuenta que la "naturaleza y tamaño" de una consulta consta de múltiples factores. Además del número de empleados, esto incluye el número de clientes, clientes de alto riesgo y activos bajo gestión. Si tu base de clientes contiene una proporción relativamente alta de clientes de alto riesgo, también necesitarás un responsable de cumplimiento.
No es necesario que un responsable de cumplimiento esté empleado internamente. La función también puede ser externalizada. En ese caso, asegúrese de que el responsable de cumplimiento garantice la calidad y cumpla con las políticas específicas de la empresa.
¿Cuáles son los beneficios de un oficial de cumplimiento?
Aunque no esté obligado a nombrar a un responsable de cumplimiento, puede ser beneficioso hacerlo. Un responsable de cumplimiento se asegura de que tu empresa cumpla siempre con las leyes y normativas aplicables. Los riesgos se identifican y abordan en una fase temprana. Esto ayuda a prevenir posibles multas y daños reputacionales, al tiempo que fortalece la confianza de clientes e inversores.
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Además de la función de cumplimiento, también puede estar sujeto a la obligación de realizar una auditoría PBC externa. La siguiente sección de este artículo explica esto con más detalle.
¿En qué consiste una auditoría PBC externa?
Un auditor externo hablará con varios empleados, revisará la documentación relevante y luego realizará una revisión de ejemplo de los archivos de los clientes. Durante una auditoría externa, el auditor evaluará, entre otras cosas:
- La política de PBC y el análisis de riesgos.
- Cumplimiento de las obligaciones de formación PBC.
- Una muestra de archivos, incluyendo comprobaciones en:
- Identificación del cliente (integridad y documentación).
- Clasificación de servicios regulados (no)PBC
- Determinación de la UBO (Propietario Beneficiario Final).
- Cribado y clasificación de riesgos con justificación que lo respalde.
- Monitorización continua.
- Reporte de transacciones inusuales.
¿Cuándo es obligatoria una auditoría de PBC externa?
La obligación de realizar una auditoría externa, al igual que la obligación de nombrar a un responsable de cumplimiento, depende de la naturaleza y el tamaño de la institución.
Además, se aplican los mismos requisitos que para el nombramiento de un responsable de cumplimiento, con una excepción: los despachos de abogados con entre 10 y 50 abogados deben evaluar, en función de la naturaleza y tamaño de la práctica, si es necesaria una auditoría externa.
Ten en cuenta que la "naturaleza y tamaño" de una consulta consiste en varios factores. Además del número de empleados, también influyen el número de clientes, clientes de alto riesgo y activos bajo gestión. Si tu base de clientes contiene un número relativamente alto de clientes de alto riesgo, también tendrás que realizar una auditoría externa.
¿Cuáles son los beneficios de una auditoría externa?
Una auditoría externa proporciona una visión del nivel de cumplimiento de PBC dentro de la organización y ayuda a identificar áreas de mejora para poder cumplir mejor con la legislación. También optimiza los procesos internos y ayuda a prevenir sanciones por parte de la autoridad supervisora cuando el resultado de la auditoría es positivo.
Deficiencias más comunes en una auditoría PBC
Las deficiencias comunes identificadas durante una auditoría incluyen: documentación insuficiente de la debida diligencia y clasificación de riesgos de los clientes, una política PBC inadecuada o mal implementada, un monitoreo insuficiente de las transacciones y perfiles de riesgo, y un cumplimiento inadecuado de las obligaciones de formación dentro de la organización.
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