Wwft-kwaliteitscontrole: hoe kun je het niveau omhoogtillen?

Waarom Wwft-kwaliteitscontrole onmisbaar is

Een solide Wwft-proces helpt kantoren om signalen van witwassen en terrorismefinanciering tijdig te herkennen. Daarnaast laat het aan toezichthouders zien dat een kantoor grip heeft op zijn processen. Wanneer Wwft-compliance niet op orde is, kan dit leiden tot reputatieschade en bestuurlijke boetes. Maar belangrijker nog: het vergroot de kans dat ongewenste financiële praktijken onopgemerkt blijven. Juist daarom is het cruciaal om verder te kijken dan alleen het formeel vastleggen van beleid.

De basis: vaak onderschat, maar doorslaggevend

In de praktijk zien we dat de basis van Wwft-processen regelmatig tekortschiet. Dossiers missen een duidelijke omschrijving van de dienstverlening, risicoprofielen zijn niet ingevuld of niet gemotiveerd en legitimatiebewijzen ontbreken. Soms worden zelfs lege of nauwelijks gevulde dossiers goedgekeurd. Dat zijn geen kleine administratieve fouten, maar fundamentele tekortkomingen. Zonder deze basis is het onmogelijk om een goed onderbouwd cliëntenonderzoek uit te voeren en loop je als kantoor onnodig risico.

Van afvinken naar bewust beoordelen

Het bepalen van een risicoprofiel of het juiste type cliëntenonderzoek is niet altijd eenvoudig. Elke cliënt en elke zaak is immers anders. Toch betekent dit niet dat structuur ontbreekt. Een duidelijk stappenplan helpt om risico’s systematisch te beoordelen en keuzes vast te leggen. Het gaat daarbij niet om lange toelichtingen, maar om bewuste afwegingen. Een korte motivatie per dossier is vaak al voldoende, zolang duidelijk is waarop de risico-inschatting is gebaseerd. Door deze werkwijze ontstaat meer inhoudelijke kwaliteit en minder afhankelijkheid van standaard checklists.

Training als sleutel tot betere Wwft compliance

Een goed Wwft-proces staat of valt met de mensen die ermee werken. Regelmatige Wwft-trainingen zijn daarom onmisbaar. Ze zorgen niet alleen voor naleving van de wettelijke verplichtingen, maar vergroten ook het bewustzijn binnen het kantoor. Medewerkers herkennen risico’s sneller, weten wanneer verscherpt onderzoek nodig is en maken minder fouten in de dossiervorming. Daarmee wordt compliance geen last, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk.

Continu verbeteren door kwaliteitscontroles

Ook wanneer de basis op orde is, blijft het belangrijk om kritisch te kijken naar het Wwft-proces. Interne of externe kwaliteitscontroles bieden inzicht in waar het beter kan. Denk aan periodieke reviews van dossiers, steekproeven of een onafhankelijke audit door een compliance specialist. De uitkomsten maken zichtbaar waar processen vastlopen of waar extra aandacht nodig is. Zo wordt Wwft compliance geen statisch geheel, maar een continu verbeterproces.

Ondersteuning bij Wwft compliance

Niet elk kantoor heeft de tijd of expertise in huis om het Wwft-proces optimaal in te richten en te onderhouden. In die gevallen kan ondersteuning uitkomst bieden. RegLab helpt kantoren bij het opstellen en actualiseren van beleid, het uitvoeren van kwaliteitscontroles, het trainen van medewerkers en het beschikbaar stellen van een compliance officer. De ondersteuning wordt altijd afgestemd op de specifieke behoeften van het kantoor, of het nu gaat om een periodieke check of intensievere begeleiding.

Volledige outsourcing als oplossing

Voor kantoren die Wwft compliance volledig willen ontzorgen, is volledige outsourcing een logische stap. Hierbij wordt het gehele complianceproces uit handen genomen, van het opvragen en controleren van cliëntinformatie tot het monitoren van dossiers en het rapporteren aan het management. Zo ontstaat rust en zekerheid: het kantoor weet dat de Wwft-processen structureel op orde zijn en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.