El valor añadido de la visualización
En el artículo anterior, destacamos la importancia de redactar una política de riesgos integral que describa tus procedimientos de PBC/FT. Esta póliza debe detallar cómo tu despacho gestiona las obligaciones AML y qué pasos se toman, y cuándo.
Una forma especialmente útil de dar vida a tu póliza es mediante la visualización. Los procedimientos escritos, especialmente aquellos que implican múltiples pasos y excepciones, a menudo no son fáciles de seguir. Ayudas visuales como infografías y diagramas de flujo pueden ayudar significativamente a los empleados a pensar de forma orientada al proceso. También sirven como herramientas de referencia prácticas y fáciles de usar en la oficina.
PBC/FT como una tarea
Muchos abogados con los que hablamos ven el cumplimiento de la PBC/FT como una carga administrativa. Rara vez es un proyecto de pasión para alguien. Esto conduce a una variedad de enfoques entre oficinas e incluso dentro de ellas. Algunos abogados se toman los procedimientos muy en serio e insisten en supervisar personalmente cada paso, mientras que otros delegan partes importantes del proceso al personal de apoyo.
Los supervisores consideran que el abogado es siempre el responsable final de la implementación de la política PBC. Por supuesto, el personal de secretariado o apoyo puede encargarse de ciertas tareas, como el proceso inicial de identificación. Sin embargo, sigue siendo responsabilidad del abogado realizar la comprobación final. Esto es especialmente relevante en el contexto del principio de los cuatro ojos. Por ejemplo, una secretaria puede realizar comprobaciones de identidad, pero la evaluación de si una transacción es inusual siempre debe hacerla el abogado que conoce el asunto en profundidad.
Para garantizar claridad y cumplimiento legal, tus procedimientos PBC/FT deben definir explícitamente los roles y responsabilidades. Deja claro quién está a cargo de cada paso, quién revisa qué y quién reenvía la información a quién y en qué momento. Evita cualquier ambigüedad en las responsabilidades.
Los supervisores también esperan ver consistencia y uniformidad en toda tu empresa. Los procedimientos deben aplicarse de la misma manera por todos. Esto no solo satisface las expectativas de cumplimiento, sino que también ayuda a crear un proceso interno PBC ágil y eficiente.
Para facilitar esto, nombra especialistas internos. Haz que sus roles sean visibles y claramente definidos, y dales el mandato necesario para actuar. Mantén los procedimientos simples y viables. Si se vuelven demasiado complejos, pueden volverse inmanejables en la práctica.
Transparencia y supervisión interna
Mantener el progreso de la firma transparente. Haz que los archivos y su estado sean fácilmente accesibles para quienes necesiten revisarlos. Esto incluye el seguimiento de qué archivos carecen de documentación requerida. Puedes gestionarlo usando software como RegLab, pero incluso una simple hoja de Excel puede ser un punto de partida eficaz.
Tu resumen podría incluir:
- ¿Cuántos nuevos clientes se añadieron en un periodo dado
- Qué abogado se encarga de cada asunto
- Qué partes del proceso PBC/FT siguen pendientes
Comenta esta información regularmente durante las reuniones del equipo para garantizar una conciencia y cumplimiento continuos.
Revisión continua de la calificación de riesgo
Mantente crítico y analítico en la clasificación de riesgos del cliente. Describe cuándo y cómo inicias la debida diligencia y especifica los criterios utilizados para elegir entre la debida diligencia simplificada, estándar o mejorada. Los supervisores esperan ver estas consideraciones reflejadas en tus procedimientos.
Anotación de políticas y procedimientos
Documentar políticas y procedimientos no es una tarea sencilla. A menudo hay muchas excepciones, y capturarlas en detalle puede llevar mucho tiempo. Los siguientes consejos prácticos pueden ayudar a agilizar el proceso:
- Formar un grupo de proyecto; No intentes redactarlo todo tú mismo
- Identificar y asignar tareas y responsabilidades específicas
- Nombra especialistas internos en AML o 'superusuarios' y proporcionalos la formación adecuada
- Mantén los procedimientos lo más prácticos y centralizados posible
- Visualiza el proceso en diagramas o diagramas de flujo para mejorar la claridad y la usabilidad
- Asegúrate de que los pasos básicos sean fáciles de seguir para todos
- Para asuntos más complejos, establece vías claras de escalada a especialistas capacitados
- Considera contratar a un asesor externo que ayude a diseñar, documentar e implementar los procedimientos de forma eficiente y eficaz
Si prefieres no desarrollar tu política de forma independiente, o si buscas apoyo tanto para redactar como para implementar procedimientos PBC/FT, el equipo de RegLab está disponible para ayudarte. También podemos apoyarte en el diseño de representaciones visuales de tus procesos, ayudando a garantizar que tu enfoque AML sea práctico, accesible y auditable.
