De acuerdo con la legislación vigente
Es importante que tu política corresponda a la ley vigente en ese momento. Tomemos como ejemplo el registro de titularidad real. Desde su introducción, las empresas se han visto obligadas a realizar una comprobación de titularidad real. Si los datos del registro no coinciden con los datos proporcionados por el cliente, debes mencionarlo tanto al registro, como al cliente. Cuestiones como esta, que se reflejan en la legislación, también deben incluirse en tu política.
Una política interna es una descripción general de:
- El riesgo que está dispuesto a asumir la empresa.
- El proceso de AML.
- Los perfiles de riesgo asociados.
Puedes encontrar más información sobre el contenido de las politicas internas en una entrada anterior del blog sobre las partes esenciales de una de riesgo.
El punto de partida de tu política de PBC es definir cuándo tienes que lidiar con la legislación y cuándo no. Ten en cuenta que un expediente no PBC puede cambiar con el tiempo a uno si sujeto a PBC. Luego tienes que hacer comprobaciones y ayuda que puedas tener en cuenta tu pólitica interna.
¿Con qué frecuencia deberías actualizar tus políticas?
Lo importante es que todos los componentes de la pólitica de PBC se actualicen periódicamente. La póliza debe ser un documento vivo. Cada mes puede ser un poco excesivo, pero asegúrate de programar una cita para esto al menos una vez cada un par de años. Revisa la póliza y comprueba si sigue alineada con la legislación actual de PBC.
Los tres errores más comunes
¿Qué errores nos encontramos con más frecuencia en la práctica?
- No hay una pólitica a todo riesgo
Lo que vemos más a menudo es que una política está redactada pero no lo suficientemente especificada. Por ejemplo, pueden faltar elementos cruciales, como el filtro de listas de riesgos y sanciones o qué hacer si PEP está involucrado. Sin embargo, cada vez es más importante tener estas políticas disponibles. La legislación, está asumiendo un papel más destacado y el supervisor va a supervisar de forma más exhaustiva.
- No es una política, sino una hoja de ruta
A veces notamos que una política no es una política, sino una hoja de ruta. Un plan de acción que define de forma amplia cómo proceder. Una política es algo que viene antes de eso. Todo el proceso de trabajo debe detallarse de la A a la Z. También debe incluir el análisis de riesgos y el apetito por el riesgo de tu empresa. A menudo no vemos reflejadas estas dos partes, aunque sean obligatorias. Deberías describir qué tipo de clientes atendes, en qué sectores trabajan y qué tipo de asuntos aporta. Por ejemplo: como firma, te especializas en criptomonedas. En ese caso, no es necesario marcar a todos los clientes con un perfil de alto riesgo. Al fin y al cabo, es tu especialidad, pero debes incluirlo y explicarlo adecuadamente en tu póliza. Sin embargo, una empresa que realiza asuntos esporádicos de criptomonedas asignará a este tipo de clientes un perfil de alto riesgo. En resumen, es importante considerar y registrar cuidadosamente tu análisis de riesgos.
- La excepción se convierte en el estándar
En la práctica, vemos que las empresas quieren incluir excepciones en su política. Por ejemplo, quieren permitir una investigación simplificada en archivos específicos. Estas empresas quieren incluir esto como excepción en su política de PBC. Nuestro consejo siempre es: no lo hagáis. Hemos visto muchas veces que la excepción se convierte en el referente. Por supuesto, siempre habrá excepciones, pero no dejéis que eso se convierta en el estándar. Eso ya no puede explicarse al supervisor.
Hablando del supervisor: una cosa es segura: durante la visita del supervisor la política es una parte importante y muy probablemente el inicio de la conversación. Sin duda hará la pregunta: '¿Su empresa tiene una política de riesgos por escrito y, de ser así, puedo verla?' Prepárense para esto.
En conclusión
Redacta una política y actualízala al menos una vez al año conforme a la legislación. ¿Buscas ayuda para redactar o actualizar tu política de PBC? Echa un vistazo a nuestro servicio de cumplimiento AML. Con este servicio, ofrecemos apoyo y orientación sobre tu política PBC.
