Consejo General de la Abogacía Española. Real Decreto 658/2001
En el pasado, no era necesario implementar este documento para la práctica legal. Hoy en dia, el Consejo General de la Abogacía Española recomienda su uso a través del Real Decreto 658/2001. La hoja de encargo profesional es un documento básico para registrar los acuerdos realizados y las condiciones (generales), tales como las tarifas del servicio. Su propósito es evitar futuros desacuerdos con los términos del servicio prestado.
Explicación de la hoja de encargo profesional como se indica en el Real Decreto 658/2001
‘Es obligación de quien ejerce la Abogacía identificarse ante la persona a la que asesora o defiende, incluso cuando lo hiciere por cuenta de un tercero a fin de asumir las responsabilidades civiles y deontológicas que correspondan. También lo es en el supuesto de consulta telefónica o por red informática con un despacho o asesoría cuyos integrantes sean desconocidos para el comunicante. Esta identificación, así como la del Colegio al que se pertenece, es su primera e inmediata obligación antes de la prestación de servicios y, en todo caso, antes de solicitar el abono de contraprestación alguna.’
Fuente: Colegio de Abogados de España
La conclusión es clara: la hoja de encargo profesional es absolutamente necesaria. Ahora, analizaremos con más detalle el proceso de obtención de una hoja de encargo profesional. Podría sucederle a la mejor oficina: el departamento de secretaría prepara una hoja de encargo profesional y la envía al abogado pidiéndole que se la envíe al cliente después de la aprobación. Entre el ajetreo y el bullicio, el abogado se olvida de hacerlo. O lo envía, pero no monitorea la respuesta del cliente. Si el abogado recibe una confirmación firmada por el cliente, entonces la cuestión es si esta se almacena en la ubicación centralizada correcta. Y el problema no acaba ahí. ¿Realmente todas las descripciones en la hoja de encargo profesional son precisas, actuales y dirigidas a la entidad correcta? Se requiere un proceso minucioso y eficiente para llevar a cabo este trabajo.
PBC y la Hoja de encargo profesional
¿La hoja profesional también debe referirse a la PBC? Sí, hoy en día las hojas de encargo profesional deben incluir un párrafo que diga, entre otras cosas:
- Que el abogado se compromete a cumplir con la PBC.
- Que, por esa razón ha solicitado cierta información al cliente.
- Cómo se va a garantizar la privacidad de los datos.
Principales desafíos
Redactar una hoja de encargo profesional en sí no es el mayor desafío (si todavía está buscando una carta de compromiso de muestra: hemos puesto a disposición una hoja de encargo profesional como plantilla). El desafío real es mantener los acuerdos actualizados, especialmente para proyectos a largo plazo. ¿Qué debe hacer si sus términos y condiciones cambian? Muchas oficinas se enfrentan a este proceso.
Si confrontas estos problemas, entonces lo siguiente deberá sonar como solución ideal:
- La hoja de encargo profesional se envía automáticamente.
- La información y la documentación a suministrar se guardan en un lugar centralizado.
- Se realiza un seguimiento del estado del documento.
- Se envían recordatorios automáticos al cliente si responde de forma incompleta.
- Puede ejecutar informes sobre el estado de las hojas de encargo profesional.
- Las nuevas versiones de los términos y condiciones se envían y supervisan de forma centralizada.
- Podría tener una pista de auditoría para el supervisor con solo presionar un botón.
Integración de elementos PBC en la carta de compromiso
Más allá de los requisitos de Voda, es cada vez más importante que las empresas incluyan una cláusula AML en la carta de compromiso. Una carta de compromiso moderna debe incluir una sección que explique que el abogado está sujeto a obligaciones AML, que se solicitará cierta información del cliente para este propósito y cómo se procesarán y protegerán los datos personales del cliente. Esta sección es esencial, especialmente cuando una autoridad supervisora pregunta si la AML ha sido correctamente abordada en la carta de encargo.
Nota: El acuerdo de suscripción sustituye a la carta de compromiso para los fondos
En las estructuras de fondos de inversión, una carta de compromiso tradicional puede no aplicarse. En su lugar, estas entidades suelen utilizar un acuerdo de suscripción — un documento legal mediante el cual un inversor se suscribe para participar en el fondo.
Aunque un acuerdo de suscripción cumple un propósito diferente, sigue siendo un momento oportuno para ser transparente sobre las obligaciones AML. Idealmente, el acuerdo debería incluir una declaración que confirme que el fondo está sujeto a las leyes AML, una explicación de por qué se recopilan y verifican los datos personales e identificativos, información sobre cómo se protegen y procesan estos datos y, cuando corresponda, una referencia a la debida diligencia del cliente o al perfil de riesgo asignado al inversor.
Así es como los gestores de fondos pueden demostrar el cumplimiento de la AML de una manera que cumpla con las expectativas de la autoridad supervisora. Al igual que con las cartas de compromiso, es importante almacenar estos acuerdos de forma centralizada y supervisar su estado de firmas.
Automatización del proceso con software PBC/FT
Para optimizar el proceso de carta de compromiso o acuerdo de suscripción, herramientas especializadas como el software AML de RegLab pueden ser muy efectivas. Este software permite a las empresas automatizar el envío de cartas de encargo, almacenar de forma centralizada la documentación relacionada, rastrear el estado de las cartas devueltas, enviar automáticamente recordatorios a los clientes con respuestas incompletas, generar informes de estado, distribuir y supervisar de forma centralizada actualizaciones de términos y condiciones, y crear un registro completo de auditoría para la autoridad supervisora con solo pulsar un botón.
Este fue el último artículo de la serie "100% resistente a AML". Después de leer estos artículos, deberías estar bien preparado para tu próxima inspección supervisora.
