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Términos y condiciones generales y declaración de privacidad

La aceptación completa por parte del cliente requiere más que identificación y verificación: también incluye la carta de compromiso, términos y condiciones generales, y declaración de privacidad. Sin embargo, estos documentos suelen enviarse por separado y manualmente por correo electrónico. Existe una forma más inteligente.

Llevar un registro de documentos y aprobaciones

Con RegLab, puedes enviar la carta de encargo, los términos y condiciones generales y la declaración de privacidad de una vez, junto con la identificación obligatoria del cliente AML. Esto evita comunicaciones separadas y garantiza un asunto completo desde el principio. También es cómodo para tu cliente recibir todos los documentos claramente organizados al mismo tiempo.

¿Ha completado el cliente toda la información necesaria? Si es así, pueden aprobar inmediatamente la carta de compromiso/contrato de suscripción, los términos y condiciones generales y la declaración de privacidad. Enviar estos dos últimos es opcional, pero a menudo recomendado.

El cliente recibe todo en un formato claro y en el idioma correcto. Estos documentos pueden subirse de forma centralizada dentro de RegLab. De este modo, los clientes neerlandeses reciben la versión neerlandesa y los españoles la versión en español. Esto mantiene el proceso profesional y eficiente.

 

Al automatizar el proceso de envío, te beneficias de una imagen profesional hacia el cliente. Además, RegLab registra automáticamente cuándo y qué ha acordado el cliente. Esto es importante para tu caso, especialmente si más adelante surge una disputa sobre los acuerdos alcanzados.

 

¿Son obligatorios los términos y condiciones generales en términos de PBC/FT?

No. La AML solo requiere una carta de compromiso, no términos y condiciones generales. Sin embargo, es recomendable utilizarlos. Proporcionan claridad sobre las normas de tu firma y pueden evitar muchas discusiones. Aunque no sea obligatorio, puedes evitar muchos problemas con los clientes utilizándolos. Esto se debe a que tienes claro las normas del despacho respecto a los servicios que se prestarán. Puedes recurrir a esto si tienes un desacuerdo con un cliente.

Approving the order confirmation

¿Y si cambian los términos y condiciones?

¿Están cambiando los términos y condiciones generales de tu despacho? Simplemente sube la nueva versión a RegLab. Los nuevos clientes recibirán automáticamente los términos y condiciones actualizados.

Por favor, tenga en cuenta: no puede aplicar términos y condiciones modificados retroactivamente a acuerdos anteriores. Necesitará obtener nuevamente la aprobación del cliente. Para clientes existentes, por lo tanto, puede reenviar los términos y condiciones generales de RegLab, con una solicitud de aprobación.

¿Qué debe incluirse en la declaración de privacidad conforme a las normativas AML?

El RGPD requiere que expliques en tu declaración de privacidad por qué y en qué base procesas datos personales. En el contexto de la AML, lo haces bajo una obligación legal. Asegúrate de que esto esté explícitamente indicado en la declaración, incluyendo qué datos procesas, cuánto tiempo los conservas y con quién puedes compartirlos (por ejemplo, al informar a la FIU o durante una auditoría por parte de la autoridad supervisora).

El documento debe incluir un párrafo que indique, entre otras cosas:

  • que estás sujeto a las normativas AML;
  • que, por tanto, se requiere que solicite cierta información;
  • Cómo vas a procesar esa información.

¿Puedes incluir la declaración de privacidad en los términos y condiciones generales?

No, no se puede "ocultar" una declaración de privacidad en los términos y condiciones generales. El RGPD estipula que los clientes deben estar claramente informados sobre qué datos recopilan y por qué. El contenido de la declaración de privacidad también debe ser fácilmente accesible. Si tiene que buscarlo en otro documento, no se considera accesible. Por eso la declaración de privacidad siempre debe proporcionarse por separado.

RegLab

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