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Pista de auditoría: un resumen de las acciones PBC/FT

Una auditoría es un resumen administrativo de quién hizo qué y cuándo. Útil para ti y durante la visita del supervisor.

¿Qué es una auditoría?

Como persona con la responsabilidad final, quieres poder ver rápidamente quién ha realizado qué acciones de PBC en un asunto. Una auditoría proporciona esa visión general. Es un resumen generado automáticamente de quién hizo qué y cuándo.

También se graban las comunicaciones internas. Por ejemplo, un mensaje de una secretaria a un abogado indicando que el cliente ha proporcionado toda la información y preguntando si esto está aprobado. Puedes ver exactamente quién preguntó a quién y qué a quién.

Al procesar un asunto, puedes ver qué pasos se han dado con un solo clic. Estos incluyen enviar un enlace de identificación, cambiar un perfil de riesgo u obtener la aprobación interna.

Los reguladores no solo solicitan tus asuntos y documentos, sino que también quieren saber cómo llegaste a tus decisiones. Con una auditoría, tienes al alcance de tu mano una visión general actualizada de los asuntos y las pruebas asociadas.

Mantener el control durante las inspecciones

Los reguladores quieren más que simples documentos. Quieren saber cómo se tomaron las decisiones. La pista de auditoría es más que una visión general: es una base de tus decisiones. Muestra exactamente qué señales se detectaron, quién actuó y en qué base.

Desde cada acción, puedes acceder directamente al correo electrónico original o al mensaje interno. Esto te permite justificar tus elecciones con detalle en cualquier momento. No hay notas ni correos electrónicos dispersos: toda la información se almacena en un único lugar central.

Check, approve and create an audit trail

¿No hay RegLab? Entonces puede ser un reto

Si no dispones de un software como RegLab que genere automáticamente la pista de auditoría, tendrás que confiar en un formulario manual. La desventaja de esto es que implica trabajo manual, no hay uniformidad dentro de la empresa y a menudo no hay almacenamiento centralizado. Con RegLab, la pista de auditoría es completa, clara y siempre actualizada.

¿Qué puedes encontrar en la auditoría de RegLab?

RegLab genera automáticamente una pista de auditoría para cada asunto. Este recorrido muestra exactamente quién realizó qué acción, cuándo y con qué contenido. La pista de auditoría ofrece información sobre:

  • la acción realizada;
  • el empleado responsable;
  • la fecha de la actividad;
  • los detalles de la acción.


RegLab

Cumplimiento de la PBC-FT

Es crucial implementar un proceso uniforme y constante, ya que las instituciones supervisoras, como el SEPBLAC, requieren que dentro de la oficina todos sigan un proceso minucioso  y coherente. Esto asegura una conformidad total con la ley, lo cual es fundamental para satisfacer las expectativas de las autoridades.

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