¿Cómo ha diseñado el puesto de oficial de cumplimiento?

¿Cuándo necesita un oficial de cumplimiento?

La legislación AML obliga a los bufetes de abogados con más de 50 abogados a nombrar un oficial de cumplimiento. Este oficial debe ser capaz de operar independientemente de la junta. ¿Qué pasa con las oficinas más pequeñas? Al nombrar a un oficial de cumplimiento, ya sea obligatorio o no, un bufete de abogados no solo debe considerar su tamaño, sino también la naturaleza de sus servicios. Por ejemplo, si una oficina más pequeña maneja un número relativamente grande de clientes de alto riesgo, esa oficina también debe nombrar a un oficial de cumplimiento. Puede averiguar en artículos anteriores de esta serie cómo debe determinar si sus asuntos o archivos están sujetos al AML. Seleccionar y aceptar clientes es una cosa, indicar la interpretación correcta es otra. Explicamos cómo proceder, de acuerdo con los deseos y requisitos del supervisor, en función de los cuatro aspectos a continuación. 

1. Ten en cuenta el rol y las tareas 

Es crucial que se piense cuidadosamente en el puesto de oficial de cumplimiento. Piense en este rol y prepare el proceso de trabajo. Tenga en cuenta estas dos preguntas: 

• ¿Hasta dónde llega este oficial en el asesoramiento y qué informa? 
• ¿En qué situaciones los empleados de su oficina envían un archivo al oficial de cumplimiento y cuáles son los próximos pasos? 

Estas son todas las preguntas que necesita responder. Si es nuevo en este puesto, hable con otras empresas que trabajen con un oficial de cumplimiento o llame a un especialista. RegLab no solo puede ayudarle a dar forma al rol, sino también cuidar su implementación. Puede leer más sobre el soporte AML del RegLab aquí. 

2. Incluya la posición en su política de riesgos 

Tan pronto como se haya determinado la posición y el rol exacto dentro del proceso de trabajo AML, es importante incluir este puesto y el nombre del oficial de cumplimiento en la política de riesgos. Si aún no tiene una, lea este artículo para obtener consejos y una lista de verificación gratuita para redactar una política de riesgos. 

3. Asegúrese de que el oficial de cumplimiento sea tomado en serio

Nombrar a un oficial de cumplimiento no significa implementar la política de riesgo AML. Toda la oficina es necesaria para eso. Asegúrese de que este oficial reciba respaldo y un mandato de la gerencia. La gente a menudo piensa: "El oficial de cumplimiento simplemente va a revisar algunos archivos". Incorrecto. Los oficiales de cumplimiento deben ser críticos y se les debe dar el espacio necesario para poder acercar a los empleados al AML y el proceso de trabajo. 

4. Proporcionar al oficial de cumplimiento las herramientas adecuadas 

Asegúrese de que un oficial de cumplimiento tenga acceso a las herramientas adecuadas. Si tiene que realizar todas las actividades manualmente y no hay datos disponibles para los informes, es difícil tomar medidas. Invierta en herramientas de apoyo, para que el oficial de cumplimiento pueda hacer su trabajo de manera más eficiente y pueda centrarse en los datos (en lugar de archivos individuales). 

Experiencia de Florent

Le preguntamos a Klaske Glebbeek, gerente de conocimiento en el bufete de abogados Florent, sobre su experiencia en el desempeño del puesto de oficial de cumplimiento. 

"El cumplimiento de los requisitos de AML gira en torno a varios aspectos. En primer lugar, se necesita una política, pero esa política también debe aplicarse. AML Software facilita a nuestros abogados el seguimiento del proceso AML. En última instancia, sin embargo, son los propios abogados los que deben sopesar el perfil de riesgo. Por un lado, esto requiere conciencia en forma de capacitación, pero también en forma de seguimiento y ajuste continuos. Aquí es exactamente donde el oficial de cumplimiento nos ayuda, en nuestro caso un oficial de cumplimiento externo de RegLab". 

El oficial de cumplimiento revisa los archivos y discute cualquier ambigüedad y brecha con los empleados involucrados en Florent. También es la persona a la que acudir si los archivos resultan implicar un mayor riesgo. Klaske comenta con una sonrisa de satisfacción: "Recientemente tuvimos una auditoría del Colegio de Abogados de los Países Bajos (NOvA), que también incluyó el AML, y pasamos con gran éxito, en parte gracias al software y al oficial de cumplimiento". 

Beneficios de tener un oficial de cumplimiento

Para muchas empresas, contratar a un oficial de cumplimiento se siente como una obligación. Bueno, ese es el caso desde un punto de vista legal. Sin embargo, nos gustaría pedirle que vea este papel como una forma de expandir su oficina. Más aún con vistas a un negocio responsable. Un buen oficial de cumplimiento influye en el comportamiento de toda la oficina de manera positiva. Por lo tanto, nos gustaría concluir este artículo con los beneficios de contratar a un oficial de cumplimiento. 

• Actuación profesional ante supervisores, terceros y clientes.
• Tendrá un mejor control del proceso AML y podrá realizar un seguimiento del progreso.
• Es mejor salvaguardar el principio de los cuatro ojos.
• Usted cumple con un requisito de seguro.
• Le quita la molestia administrativa al abogado. 
• Su proceso AML y su política de riesgos están siempre actualizados y de acuerdo con la legislación más reciente. 
• Proporcionar capacitación y compartir conocimientos se convierte en un bien público común.