¿Cuándo es obligatorio un oficial de cumplimiento?
El requisito de nombrar a un responsable de cumplimiento varía según el sector y depende del tamaño y la naturaleza de la organización. A continuación, un desglose por profesión:
1. Despachos de abogados
- Más de 50 abogados al año: el nombramiento de un responsable de cumplimiento es siempre obligatorio
- Entre 10 y 50 abogados: obligatorio si al menos el 50% de los asuntos anuales involucran servicios obligados por PBC.
- Menos de 10 abogados: no se requiere un oficial de cumplimiento independiente; cada abogado es responsable individualmente del cumplimiento de PBC.
2. Asesores fiscales, notarios de derecho civil y contables
- Más de 50 empleados al año: la cita es obligatoria
- Menos de 50 empleados: sigue siendo necesario un responsable de cumplimiento si la política de riesgos de la firma muestra que más del 75% de los clientes o transacciones son de alto riesgo
3. Instituciones de inversión
- La obligación depende de la naturaleza y la escala de la institución, como el número de clientes, sus perfiles de riesgo y los activos bajo gestión
- Importante: La "naturaleza y escala" de una consulta incluye múltiples factores. No solo el número de empleados, sino también el número de clientes, clientes de alto riesgo y activos gestionados. Si tu base de clientes incluye una alta proporción de individuos o entidades de alto riesgo, probablemente estés obligado a nombrar a un responsable de cumplimiento.
Responsable externo de cumplimiento: una posible alternativa
El responsable de cumplimiento no tiene por qué ser empleado internamente. El puesto puede ser externalizado a un especialista externo, siempre que la persona sea suficientemente independiente, pueda garantizar la calidad y se ajuste a la política de PBC de la empresa.
Cómo implementar eficazmente el rol de responsable de cumplimiento
Identificar si tus asuntos entran en AML es una cosa, estructurar bien el puesto es otra. Un buen responsable de cumplimiento hace más que solo realizar comprobaciones; contribuyen activamente a la concienciación y aplicación a nivel general de las obligaciones de PBC. Aquí tienes cuatro pasos esenciales para alinearte con las expectativas de la autoridad supervisora:
1. Definir el rol y las responsabilidades
Considera cuidadosamente la posición del responsable de cumplimiento dentro de la organización:
- ¿Cuáles son sus tareas específicas?
- ¿Cuándo deberían escalarse las cosas?
- ¿Qué se informa y a quién?
- ¿Cómo es el proceso completo de asesoramiento?
Deberías poder responder a estas preguntas. Al establecer la función, puede ser útil consultar con empresas similares o buscar orientación de expertos como RegLab.
2. Incluye el rol en tu política de PBC
Una vez que el alcance y la estructura del puesto estén claros, debería documentarse formalmente en la política de PBC de la firma. Asegúrate de incluir el nombre del responsable de cumplimiento designado. ¿Sigues trabajando en tu política de PBC? Echa un vistazo a nuestra lista de verificación y a las directrices para redactar una política eficaz de oficina PBC/FT.
3. Garantizar el apoyo y el mandato de la dirección
Un responsable de cumplimiento debe ser capaz de actuar de forma independiente, sensibilizar y desafiar a sus compañeros cuando sea necesario. Esto requiere el apoyo y respaldo de la dirección de la firma. Solo entonces pueden:
- Responsabilizar al personal por el cumplimiento en PBC
- Identificar riesgos y actuar
- Crear una cultura de conciencia en toda la empresa
4. Invertir en las herramientas adecuadas
Equipa a tu responsable de cumplimiento con software y sistemas fiables. Las buenas herramientas conducen a flujos de trabajo más eficientes y permiten obtener información basada en datos, en lugar de depender únicamente de revisiones individuales de materias.
La experiencia de Florent
Preguntamos a Klaske Glebbeek, responsable de conocimiento en el bufete Florent, sobre su experiencia ocupando el puesto de responsable de cumplimiento.
"Cumplir con los requisitos de PBC gira en torno a varios aspectos. En primer lugar, necesitas una política, pero esa política también debe implementarse. El software, facilita a nuestros abogados el seguimiento del proceso de PBC. Sin embargo, en última instancia, son los propios abogados quienes deben sopesar el perfil de riesgo. Por un lado, esto requiere conciencia en forma de formación, pero también en forma de monitoreo y ajuste continuos. Aquí es exactamente donde el responsable de cumplimiento nos ayuda – en nuestro caso, un responsable externo de cumplimiento de RegLab."
El responsable de cumplimiento revisa los asuntos y discute cualquier ambigüedad o carencia con los empleados implicados en Florent. También es la persona a la que acudir si los archivos resultan implicar un mayor riesgo. Klaske comenta con una sonrisa satisfecha: "Recientemente tuvimos una auditoría del Colegio de Abogados de los Países Bajos (NOvA), que incluye todo lo relativo a PBC, y aprobamos con nota, en parte gracias al software y al responsable de cumplimiento."
¿Cuáles son los beneficios de contar con un responsable de cumplimiento?
Aunque el nombramiento de un oficial de cumplimiento puede parecer una obligación legal, ofrece muchas ventajas:
- Una imagen profesional hacia reguladores, clientes y socios
- Mejor comprensión y control sobre el proceso de PBC y los perfiles de riesgo de los clientes
- Aplicación más estricta del principio de los cuatro ojos
- Cumplimiento de los requisitos de seguros y auditoría externa
- Reducción de la carga administrativa para abogados y personal
- Pólizas de riesgo actualizadas que se ajusten a la normativa vigente
- Intercambio continuo de conocimientos y concienciación sobre temas de cumplimiento normativo
