Hoe richt je een effectief Wwft-proces in?

Het inrichten van een goed Wwft-proces is cruciaal voor ieder kantoor, ongeacht de omvang. Een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat je voldoet aan de Wwft-verplichtingen en dat je cliënten veilig en efficiënt kunt onboarden. 

Wat is het Wwft-proces? 

Het Wwft-proces bestaat uit alle maatregelen en procedures die nodig zijn om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Belangrijke verplichtingen zijn: 

• Identificeren en verifiëren van de identiteit van cliënten.
• Het monitoren van cliënten en transacties.
• Het melden van ongebruikelijke of verdachte transacties bij de FIU. 

Een helder en praktisch proces voorkomt risico’s én maakt jouw kantoor klaar voor een mogelijke controle van de toezichthouder. 

Stap 1: Stel een Wwft-beleid op 

Het startpunt van ieder Wwft-proces is een duidelijk Wwft-beleid. Dit document beschrijft hoe jouw kantoor omgaat met cliëntacceptatie, risicobeoordeling en monitoring. 

Beantwoord hierbij vragen als: 

• Wat is ons risicobeleid?
• Hoe bepalen we het risicoprofiel van cliënten?
• Welke gegevens vragen we op en hoe slaan we deze veilig op?
• Hoe toetsen we op sanctielijsten?
• Wanneer starten of weigeren we een dienstverlening?
• Hoe monitoren we doorlopende dossiers?
• Wanneer en hoe melden we verdachte of ongebruikelijke transacties?
• Hebben we een compliance officer nodig? 

Tip: Leg ook vast wie welke rol en verantwoordelijkheid heeft binnen het proces. 

Stap 2: Ontwerp een Wwft-workflow 

Visualiseer het Wwft-proces in een workflow. Zo wordt in één oogopslag duidelijk welke stappen genomen moeten worden en wie waarvoor verantwoordelijk is. Houd de workflow eenvoudig en praktisch zodat het voor alle medewerkers begrijpelijk is. 

Belangrijke onderdelen in de workflow zijn o.a.: 

• Aanmaken van een nieuw cliëntendossier.
• Opvragen en toevoegen van KYC-informatie.
• Controleren of bestaande dossiers up-to-date zijn.
• Monitoren van cliënten en beoordelen van dossiers.
• Goedkeuren van dossiers. 

Een overzichtelijke workflow voorkomt misverstanden en verhoogt de efficiëntie. Lees vooral dit artikel voor enkele tips voor het opstellen van de Wwft-procedures. 

Veelvoorkomende valkuilen bij het Wwft-proces 

Zelfs met een beleid en workflow zijn er risico’s die vaak voorkomen. Hieronder de grootste valkuilen: 

Geen Wwft-beleid en/of workflow 
Kantoren die hun werknemers duidelijke richtlijnen geven over het Wwft-proces hebben de zaken logischerwijs beter op orde dan kantoren waar medewerkers alles zelf moeten invullen. In dat laatste geval zie je al snel verschillen: de één documenteert uitgebreid, de ander juist te beknopt. Zonder beleid of workflow ontbreekt de noodzakelijke consistentie en uniformiteit. Het opstellen van een Wwft-beleid en het ontwerpen van een workflow zijn daarom essentiële eerste stappen.

Geen actueel Wwft-beleid

Een verouderd beleid zorgt voor onduidelijkheid. Evalueer het Wwft-beleid minstens jaarlijks en neem groei, nieuwe functies en praktijkervaringen mee.

Te complex of stroperig beleid

Een Wwft-proces moet werkbaar zijn. Houd het praktisch en gericht op snelle en veilige onboarding, zonder onnodige uitzonderingen.

Decentralisatie zonder controle

Bij grotere kantoren ontstaat snel inconsistentie als teams hun eigen proces beheren. Overweeg een gecentraliseerde compliance officer of compliance team. Bij kleine kantoren (< 5 advocaten) kan decentralisatie nog werkbaar zijn. 

Let op: in sommige gevallen is het aannemen van een compliance officer zelfs verplicht. 

Handmatig bijhouden van cliëntendossiers

Excel of losse documenten werken misschien voor kleine kantoren, maar zijn onpraktisch bij groei. Investeer in software voor cliënt- en risicomanagement.

Misverstand: geen Wwft-dossier = geen KYC

Ook als een zaak niet onder de Wwft valt, gelden verplichtingen onder de Voda. Zorg dat dit onderscheid in jouw beleid duidelijk is.

Het vierogenprincipe negeren

Voor kantoren met meerdere advocaten is het belangrijk dat een tweede paar ogen risicovolle dossiers beoordeelt. Dit verhoogt de kwaliteit en is in sommige gevallen verplicht.